Speak Up: Melden Sie einen möglichen Compliance-Verstoß

Envalior ermutigt auch Dritte, ihre Bedenken zu äußern, damit eventuelle Themen adressiert und gelöst werden können.

Wenn Sie einen Hinweis oder eine Sorge haben, können Sie:

• schreiben Sie uns eine E-Mail an SpeakUp@envalior.com
• nutzen Sie unsere anonyme Meldungsplattform in über 50 Sprachen unter https://envalior.speakup.report/external
• rufen Sie uns anonym in allen wichtigen Sprachen unter einer der unten aufgeführten Telefonnummern an und verwenden Sie dabei den Organisationscode 107451.

Sie können auf unsere Meldeplattform mit folgendem QR-Code zugreifen (verwenden Sie die Kamera Ihres Mobilgeräts):

Envalior ermutigt alle Mitarbeitenden, ihre Bedenken offen anzusprechen, damit etwaige Probleme adressiert und gelöst werden können. Wir fördern einen offenen Dialog und Feedback und empfehlen jedem, sich zunächst an die direkte Führungskraft und/oder HR zu wenden. Falls erforderlich, sprechen Sie mit dem Vorgesetzten Ihrer Führungskraft.

Für schwerwiegendere Angelegenheiten, bei denen ein offener Dialog oder ein persönliches Gespräch nicht möglich ist, können Sie unseren SpeakUp-Kanal nutzen.

Wir schützen die Identität oder Anonymität jeder meldenden Person und tolerieren keinerlei Vergeltungsmaßnahmen gegen Mitarbeitende, die in gutem Glauben eine Meldung einreichen.

Um Kontakt mit uns aufzunehmen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

• senden Sie uns eine E-Mail an SpeakUp@envalior.com
• nutzen Sie unsere anonyme Meldeplattform in über 50 Sprachen unter https://envalior.speakup.report/internal
• rufen Sie uns anonym in allen wichtigen Sprachen unter einer der unten aufgeführten Telefonnummern an und verwenden Sie dabei den Organisationscode 107429.

Sie können auf unsere Meldeplattform mit folgendem QR-Code zugreifen (verwenden Sie die Kamera Ihres Mobiltelefons):

Juli 2023, Version 1

1. Zweck dieser Richtlinie

Viele Faktoren tragen zum Erfolg unseres Unternehmens bei. Neben dem Wissen und den Fähigkeiten unserer Mitarbeitenden gehören dazu auch ihr wertebasiertes, verantwortungsbewusstes und rechtskonformes Verhalten. Als globales Unternehmen tragen wir weltweit Verantwortung für korrektes Handeln. Envalior erwartet daher von seinen Mitarbeitenden, dass sie jederzeit im vollen Einklang mit allen geltenden Gesetzen sowie internen Richtlinien und Verfahren handeln. Darüber hinaus erwartet Envalior auch von seinen Geschäftspartnern, dass sie die gesetzlichen Bestimmungen und internationalen Standards im Zusammenhang mit ihren Geschäftstätigkeiten einhalten.

Diese Richtlinie ist ein wichtiger Bestandteil zur Wahrung unserer Unternehmenswerte und ermöglicht es uns, frühzeitig zu reagieren, um potenzielle Schäden für Envalior, seine Mitarbeitenden, Geschäftspartner und andere Betroffene zu verhindern oder im Falle von Verstößen Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Es ist daher für Envalior wichtig, ein klares und transparentes Beschwerdeverfahren bereitzustellen.

2. Zielgruppe dieser Richtlinie

Jede Person (z. B. aktuelle, ehemalige oder zukünftige Mitarbeitende, Berater, Lieferanten oder Dritte, die in irgendeiner Weise mit Envalior als Lieferanten, Kunden usw. verbunden sind), die eine Verletzung unserer Richtlinien oder des Gesetzes erlebt, wird ermutigt, Bedenken in gutem Glauben zu äußern und sie zu melden.

Jede Person kann einen Bericht oder eine Beschwerde einreichen. Aus organisatorischen Gründen betreiben wir einen Kanal, der für Envalior-Mitarbeitende bestimmt ist, und einen separaten Kanal für alle anderen. Beide Kanäle folgen demselben Verfahren und werden vom selben Team in unserer Compliance-Organisation betreut.

3. Gegenstand dieser Richtlinie

Jedes potenzielle Fehlverhalten, das im Zusammenhang mit Envalior steht, kann gemeldet werden.

BeispBeispiele hierfür sind:

• eine Situation, die gegen unseren Code of Business Ethics oder unsere Richtlinien verstößt,
• ein tatsächlicher oder potenzieller Verstoß gegen Gesetze oder Vorschriften,
• eine kriminelle Handlung (z. B. ein Verstoß gegen Kartellgesetze),
• eine Situation, die eine Bedrohung für das öffentliche Interesse darstellt oder diesem ernsthaften Schaden zufügt,
• eine Situation, die zu Verstößen gegen Menschenrechte oder grundlegende Freiheiten führt,
• Diskriminierung, Belästigung oder Mobbing am Arbeitsplatz,
• ein Verstoß im Zusammenhang mit Gesundheit, Sicherheit oder Umwelt,
• Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die in gutem Glauben Hinweise geben.

Melden in gutem Glauben bedeutet, dass eine Meldung nach bestem Wissen und Gewissen erfolgt, ohne rachsüchtige Absicht und nicht zur persönlichen Bereicherung.

Bitte nicht diesen Prozess verwenden, um:

• Ereignisse zu melden, die eine unmittelbare Bedrohung für Leben oder Eigentum darstellen. Wenden Sie sich stattdessen an die örtlichen Behörden oder wählen Sie 112 mit Ihrem Handy.
• jegliche Beschwerden im Zusammenhang mit Ihrem Arbeitsvertrag zu melden.
• persönliche oder rechtliche Streitigkeiten zu verfolgen.
• wissentlich falsche Behauptungen oder Anschuldigungen zu machen.

4. Meldekanäle

Bei Envalior fördern wir eine Kultur des offenen Dialogs. Wenn Sie Envalior-Mitarbeiter sind, ermutigen wir Sie, einen vermuteten Vorfall bei Ihrem Vorgesetzten oder Ihrem HR-Ansprechpartner zu melden. Wenn Sie sich damit nicht wohlfühlen oder kein Envalior-Mitarbeiter sind, können Sie einen der folgenden Kanäle nutzen (Einzelheiten zur Verarbeitung personenbezogener Daten finden Sie in Abschnitt 6):

E-Mail

• SpeakUp@envalior.com

Persönliches vertrauliches Gespräch

• Bitte vereinbaren Sie einen Termin, indem Sie das Compliance-Team (persönlich oder per E-Mail) kontaktieren

Online (kostenlos, Text- oder Sprachnachrichten, anonyme Einreichung möglich):

• Envalior-Mitarbeiter:
  https://envalior.speakup.report/internal
• Alle anderen Personen:
  https://envalior.speakup.report/external
• Zusätzliche Kontaktinformationen finden Sie unter https://www.envalior.com/en-us/about/website-info/speak-up.html. Dort finden Sie auch lokale Telefonnummern, falls Sie einen Fall telefonisch melden möchten.

5. Beschwerdeprozess und -verfahren

Ein Compliance-Experte wird den Eingang Ihrer Meldung innerhalb von 7 Tagen nach Einreichung bestätigen. Wenn Sie eine Online-Beschwerde anonym eingereicht haben, notieren Sie sich bitte Ihre Zugangsdaten zum Fall, um Updates zu erhalten. Anonyme Meldungen bleiben immer anonym und Envalior kann und wird nicht nachvollziehen, wer die Meldung eingereicht hat.

Envalior bemüht sich, Ihre Meldung sorgfältig und zügig zu untersuchen. Sie können uns unterstützen, indem Sie möglichst viele Fallinformationen bereitstellen. Wir würden es begrüßen, wenn Sie bereit sind, während dieses Prozesses eventuelle Rückfragen zu beantworten (wobei Ihre Anonymität gewahrt bleibt, sofern Sie dies wünschen).

Nach Abschluss der Untersuchung entscheidet das Envalior-Management, beraten durch Compliance, ob Maßnahmen gegen Unternehmen oder Einzelpersonen ergriffen werden, die von Ihrer Meldung betroffen sein könnten. Wir informieren die Person, die die Beschwerde eingereicht hat, spätestens drei Monate nach Einreichung über den Stand der Untersuchung und unsere Reaktion.

Zwei Jahre nach Abschluss des Falls werden wir alle personenbezogenen Daten aus dem Fall gemäß den geltenden gesetzlichen Vorgaben löschen.

6. Vertraulichkeit und Datenschutz

Durch die Auswahl des Kommunikationskanals kontrolliert die meldende Person (z. B. der Envalior-Mitarbeiter), wie viele persönliche Daten bei der Meldung an Envalior weitergegeben werden.

Wenn Sie einen Fall per E-Mail oder persönlich einreichen, speichern wir persönliche Informationen über die meldende Person (wie Name, E-Mail oder Kontaktdaten).t Info).

Wenn Sie einen Fall über unsere Online-Plattform melden, speichert unser externer Dienstleister eine von Ihnen ausgewählte Fallnummer und ein Passwort. Envalior hat keinen Zugriff auf Ihr Passwort oder Ihre IP-Adresse. Wir haben einen zuverlässigen Anbieter für die Betreuung unserer externen Plattform ausgewählt, dem zahlreiche Unternehmen weltweit vertrauen und der Experte auf diesem Gebiet ist. Der Anbieter speichert alle Daten in der EU und hat geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um die vom Hinweisgeber bereitgestellten Informationen zu schützen.

Abhängig vom Detaillierungsgrad der vom Hinweisgeber bereitgestellten Informationen verarbeiten wir personenbezogene Daten (z. B. Namen, Geschlecht, Adressen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern) von Beschuldigten und Zeugen.

Eingehende Meldungen werden von ausgewählten Experten unserer Compliance-Organisation bearbeitet. Dieses Team besteht aus qualifizierten Juristen, die mit allen geltenden Gesetzen vertraut sind. Sie sind mit den geltenden Vertraulichkeitsanforderungen vertraut gemacht worden und werden alle Falldetails wie gesetzlich vorgeschrieben vertraulich behandeln.

Envalior beabsichtigt nicht, sensible personenbezogene Daten zu erheben oder zu verarbeiten (d. h. Informationen über die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische Daten, biometrische Daten, Gesundheitsdaten, Daten zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung) oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten. Sollten derartige Daten für den Fall relevant und erheblich sein (z. B. im Rahmen einer Untersuchung wegen sexueller Belästigung), bemüht sich Envalior, die Erhebung und Verarbeitung solcher sensiblen personenbezogenen Daten auf ein Minimum zu beschränken und angemessene Schutzmaßnahmen gemäß den geltenden Gesetzen sicherzustellen.

Falls uns die Identität eines Meldegebers bekannt istAls Hinweisgeber dürfen wir diese Informationen weitergeben (und behalten uns das Recht dazu vor), wenn dies gesetzlich erlaubt oder vorgeschrieben ist. Szenarien, in denen wir dies tun könnten, umfassen die Einleitung strafrechtlicher Verfahren, Gerichtsverfahren oder andere behördliche Angelegenheiten. Sofern nicht durch geltendes Recht untersagt und soweit möglich, informieren wir den Hinweisgeber im Voraus über eine solche Weitergabe von Informationen.

Wenn Envalior eingehende Meldungen bearbeitet, verarbeiten wir personenbezogene Daten gemäß Artikel 10 DSGVO (bei potenziell strafbarem Verhalten) sowie gemäß Artikel 9 und/oder 6 DSGVO (bei allen anderen Anfragen).

Nach Abschluss der Untersuchung werden wir alle Personen, die Gegenstand der Untersuchung waren, informieren. Aufgrund strenger Hinweisgeberschutzgesetze können wir keine konkreten Details der Untersuchung offenlegen. Vorbehaltlich geltender Einschränkungen haben die betroffenen Personen gemäß DSGVO und lokalen Datenschutzgesetzen das Recht, bestimmte Informationen, Berichtigung oder Löschung ihrer bei Envalior im Verlauf dieses Prozesses gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen. Jeder Hinweisgeber, der vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Angaben über Verstöße macht, genießt keinen Datenschutz.

7. Schutz für beschäftigte Hinweisgeber

Envalior wird weder Mitarbeitende, die in gutem Glauben einen Verdacht auf Fehlverhalten melden, diskriminieren, noch wird jegliche Diskriminierung durch jemanden im Unternehmen toleriert. Darüber hinaus wird Envalior die geltenden Gesetze zum Schutz von Hinweisgebern, die in gutem Glauben eine Beschwerde eingereicht haben, einhalten.

8. Richtlinienverantwortlicher und Kontaktinformationen

Diese Richtlinie wird von der Compliance-Abteilung verantwortet.

Bei Fragen zu dieser Richtlinie oder zu den darin beschriebenen Prozessen wenden Sie sich gerne an uns.kontaktieren Sie Compliance@Envalior.com.

Juli 2023, Version 1

1. Zweck dieser Richtlinie

Viele Faktoren tragen zum Erfolg unseres Unternehmens bei. Dazu gehört neben den Kenntnissen und Fähigkeiten unserer Mitarbeitenden auch ihr wertebasiertes, verantwortungsbewusstes und gesetzeskonformes Verhalten. Als globales Unternehmen tragen wir weltweit Verantwortung für korrektes Verhalten. Envalior erwartet daher von seinen Mitarbeitenden, dass sie stets in voller Übereinstimmung mit allen geltenden Gesetzen und internen Richtlinien und Verfahren handeln. Darüber hinaus erwartet Envalior auch von seinen Geschäftspartnern, dass sie im Zusammenhang mit ihrer Geschäftstätigkeit gesetzliche Bestimmungen und internationale Standards einhalten.

Diese Richtlinie ist ein wichtiger Bestandteil der Sicherung unserer Unternehmenswerte und ermöglicht es uns, frühzeitig zu reagieren, um möglichen Schaden von Envalior, seinen Mitarbeitenden, Geschäftspartnern und anderen Betroffenen abzuwenden oder bei Verstößen Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Daher ist es für Envalior wichtig, ein klares und transparentes Beschwerdeverfahren bereitzustellen.

2. Zielgruppe dieser Richtlinie

Jede Person (z. B. aktive, ehemalige oder zukünftige Mitarbeitende, Berater, Lieferanten oder Dritte, die in irgendeiner Weise mit Envalior als Lieferanten, Kunden usw. verbunden sind), die einen Verstoß gegen unsere Richtlinien oder das Gesetz erfährt, wird ermutigt, sich zu äußern und ihre Bedenken in gutem Glauben zu melden.

Jede Person kann eine Meldung oder Beschwerde einreichen. Aus organisatorischen Gründen betreiben wir einen Kanal für Envalior-Mitarbeitende und einen separaten Kanal für alle anderen. BeIde Kanäle folgen dem gleichen Prozess und werden vom gleichen Team in unserer Compliance-Organisation betrieben.

3. Gegenstand dieser Richtlinie

Jedes potenzielle Fehlverhalten, das mit Envalior in Zusammenhang steht, kann gemeldet werden.

Beispiele hierfür sind:

• eine Situation, die gegen unseren Verhaltenskodex oder unsere Richtlinien verstößt,
• ein tatsächlicher oder potenzieller Verstoß gegen Gesetze oder Vorschriften,
• eine strafbare Handlung (z. B. ein Verstoß gegen Kartellgesetze),
• eine Situation, die eine Bedrohung darstellt oder ernsthaften Schaden für das öffentliche Interesse verursacht,
• eine Situation, die zu Verstößen gegen Menschenrechte oder Grundfreiheiten führt,
• Diskriminierung, Belästigung oder Mobbing am Arbeitsplatz,
• ein Verstoß in Bezug auf Gesundheit, Sicherheit oder Umwelt,
• Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die in gutem Glauben Bedenken äußern.

Meldungen in gutem Glauben bedeuten, dass sie nach bestem Wissen und Gewissen, ohne Vergeltungsabsicht und nicht aus eigenem Vorteil erfolgen.

Bittenichtdiesen Prozess nutzen für:

• Ereignisse zu melden, die eine unmittelbare Gefahr für Leben oder Eigentum darstellen. Wenden Sie sich stattdessen an die örtlichen Behörden oder wählen Sie 112 auf Ihrem Mobiltelefon.
• Beschwerden zu melden, die sich auf Ihren Arbeitsvertrag beziehen.
• persönliche oder rechtliche Streitigkeiten zu verfolgen.
• wissentlich falsche Angaben oder Anschuldigungen zu machen.

4. Meldekanäle

Bei Envalior fördern wir eine Kultur des offenen Dialogs. Wenn Sie bei Envalior angestellt sind, fühlen Sie sich bitte ermutigt, einen vermuteten Vorfall Ihrem Vorgesetzten oder Ihrem HR-Ansprechpartner zu melden. Wenn Sie sich dabei nicht wohl fühlen oder kein Mitarbeitender sind, können Sie einen der folgenden Kanäle nutzen (Details zur Speicherung personenbezogener Daten finden sich in Ziffer 6):

E-Mail

• SpeakUp@envalior.com

Persönliches, vertrauliches Gespräch

• Bitte vereinbaren Sie einen TTermin mit dem Compliance-Team (persönlich oder per E-Mail)

Online (kostenlos, Text- oder Spracheinreichungen, anonyme Einreichung möglich):

• Mitarbeitende von Envalior:
  https://envalior.speakup.report/internal
• Alle anderen Personen:
  https://envalior.speakup.report/external
• Weitere Kontaktinformationen finden Sie unter https://www.envalior.com/en-us/about/website-info/speak-up.html. Dort finden Sie auch lokale Telefonnummern, falls Sie einen Fall telefonisch einreichen möchten.

5. Beschwerdeverfahren und -ablauf

Eine Compliance-Fachkraft wird den Eingang Ihrer Meldung innerhalb von 7 Tagen nach Einreichung bestätigen. Wenn Sie eine Online-Beschwerde anonym eingereicht haben, notieren Sie sich bitte Ihre Fallzugangs-Informationen, um Fall-Updates erhalten zu können. Anonyme Meldungen bleiben immer anonym und Envalior kann und wird nicht nachvollziehen, wer die Meldung eingereicht hat.

Envalior bemüht sich, Ihre Meldung sorgfältig und zügig zu untersuchen. Sie können uns dabei unterstützen, indem Sie möglichst viele Falldetails angeben. Wir schätzen Ihre Bereitschaft, während dieses Prozesses etwaige Folgefragen zu beantworten (unter Wahrung der Anonymität, sofern Sie dies wünschen).

Nach Abschluss der Untersuchung entscheidet das Envalior-Management, beraten von Compliance, ob Maßnahmen gegen Unternehmen oder Personen ergriffen werden, die durch Ihre Meldung betroffen sein könnten. Wir informieren die Person, die die Beschwerde eingereicht hat, spätestens drei Monate nach Einreichung über den Stand der Untersuchung und unsere Reaktion.

Zwei Jahre nach Abschluss des Falls werden wir alle personenbezogenen Daten aus dem Fall wie gesetzlich vorgeschrieben entfernen.

6. Vertraulichkeit und Datenschutz

Durch die Auswahl des Kommunikationskanals erklärt der Fallmelder (z. B.der Envalior-Mitarbeitende) entscheidet selbst, wie viele persönliche Details beim Einreichen des Berichts mit Envalior geteilt werden.

Wenn Sie einen Fall per E-Mail oder persönlich einreichen, speichern wir personenbezogene Informationen über die meldende Person (wie Name, E-Mail oder Kontaktdaten).

Wenn Sie einen Fall über unsere Online-Plattform einreichen, speichert unser externer Dienstleister eine Fallnummer und ein von Ihnen gewähltes Passwort. Envalior hat keinen Zugriff auf Ihr Passwort oder Ihre IP-Adresse. Wir haben einen zuverlässigen Anbieter ausgewählt, der von vielen Unternehmen weltweit vertraut wird und Experte auf diesem Gebiet ist. Der Anbieter speichert alle Daten in der EU und hat angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der von einem Fallmelder bereitgestellten Informationen implementiert.

Je nach Detailgrad der vom Melder bereitgestellten Angaben verarbeiten wir personenbezogene Daten (z. B. Namen, Geschlecht, Adressen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern) von Beschuldigten und Zeugen.

Eingehende Meldungen werden von ausgewählten Fachleuten in unserer Compliance-Organisation bearbeitet. Dieses Team ist mit qualifizierten Juristinnen und Juristen besetzt, die mit allen geltenden Gesetzen vertraut sind. Sie sind mit den entsprechenden Vertraulichkeitspflichten vertraut gemacht worden und werden alle Falldetails wie gesetzlich vorgeschrieben vertraulich behandeln.

Envalior beabsichtigt nicht, sensible personenbezogene Daten (d. h. Informationen über die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische Daten, biometrische Daten, Gesundheitsdaten, Daten zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung einer Person) oder strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten zu erheben oder zu verarbeiten. Sollten solche Daten für den Fall relevant und wesentlich sein (z. B. während eines sBei Untersuchungen zu sexueller Belästigung bemüht sich Envalior, die Erhebung und Verarbeitung solcher sensibler personenbezogener Daten auf das Notwendige zu beschränken und geeignete Schutzmaßnahmen gemäß den geltenden Gesetzen zu gewährleisten.

Falls uns die Identität eines Hinweisgebers bekannt ist, sind wir berechtigt (und behalten uns das Recht vor), diese Informationen weiterzugeben, sofern dies gesetzlich erlaubt oder vorgeschrieben ist. Szenarien, in denen wir dies tun können, umfassen die Einleitung von Strafverfahren, Gerichtsverfahren oder andere behördliche Angelegenheiten. Sofern dies nicht durch geltendes Recht verboten ist und wann immer möglich, werden wir den Hinweisgeber im Voraus über eine solche Weitergabe informieren.

Wenn Envalior eingehende Hinweise bearbeitet, verarbeiten wir personenbezogene Daten gemäß Artikel 10 DSGVO (bei potenziell strafbarem Verhalten) sowie Artikel 9 und/oder 6 DSGVO (für alle anderen Anfragen).

Nach Abschluss der Untersuchung informieren wir alle Personen, die Gegenstand der Untersuchung waren. Aufgrund strenger Schutzgesetze für Hinweisgeber können wir keine spezifischen Details der Untersuchung bekannt geben. Vorbehaltlich geltender Einschränkungen haben die betroffenen Personen gemäß DSGVO und lokalen Datenschutzgesetzen das Recht, bestimmte Informationen sowie die Berichtigung oder Löschung ihrer von Envalior während dieses Prozesses gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen. Jeder Hinweisgeber, der vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen über Verstöße meldet, genießt keinen Datenschutz.

7. Schutz für beschäftigte Hinweisgeber

Envalior wird Mitarbeiter*innen, die in gutem Glauben einen Verdacht auf Fehlverhalten melden, weder benachteiligen noch diskriminierende Handlungen durch andere im Unternehmen dulden. Darüber hinaus wird Envalior die geltenden Gesetze einhalten, die dies verlangenden Schutz aller Hinweisgeber zu gewährleisten, die in gutem Glauben eine Beschwerde eingereicht haben.

8. Verantwortliche Stelle und Kontaktinformationen

Diese Richtlinie wird von der Compliance-Abteilung verwaltet.

Für Fragen zu dieser Richtlinie oder zu den darin beschriebenen Prozessen können Sie sich gerne anCompliance@Envalior.com.