Compliance & Datenschutzhinweis für die Personalbeschaffung bei Envalior

1. Was bedeutet Recruitment Compliance?

Recruitment Compliance stellt sicher, dass wir bei Envalior GmbH bei der Personalauswahl gesetzliche und ethische Standards einhalten.

Konformität bedeutet, dass wir Gesetze und Vorschriften in Bezug auf faire und diskriminierungsfreie Einstellungsverfahren befolgen. Dabei wird sichergestellt, dass kein Bewerber oder Mitarbeiter während des Auswahlprozesses Diskriminierung aufgrund von Nationalität, ethnischer Herkunft, Geschlecht, Alter, Religion, Sprache oder bisherigem Gehaltsbereich erfährt.
Recruitment Compliance unterstützt uns dabei, zu gewährleisten, dass wir während des gesamten Auswahlverfahrens weder bewusst noch unbewusst die Rechte von Kandidat:innen verletzen oder diese benachteiligen.

2. Datenschutzhinweis für das Recruiting

Bei Envalior (ehemals DSM Engineering Materials und LANXESS High Performance Materials) hat Transparenz oberste Priorität. Mit diesem „Datenschutzhinweis für das Recruiting“ möchten wir Sie darüber informieren, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden, wenn Sie sich für eine Stelle interessieren oder sich über Envalior.com bewerben. Dieser Datenschutzhinweis wurde bewusst in klarer und verständlicher Sprache verfasst, damit jeder nachvollziehen kann, welche Daten wir erfassen, zu welchem Zweck wir diese nutzen und wie wir sie schützen.

Dieser Datenschutzhinweis für das Recruiting ergänzt unseren bestehenden Datenschutzhinweis für Geschäftspartner und Besucher, welcher Ihnen spezifische Informationen darüber gibt, wie wir personenbezogene Daten (und Cookies) verarbeiten, die wir von Ihnen erhalten, wenn Sie auf der Envalior-Website navigieren.

Bitte lesen Sie diesen Hinweis vollständig, um unsere Richtlinien und Ihre individuellen Rechte zu verstehen.

2.1. Was umfasst dieser Datenschutzhinweis für das Recruiting?

Dieser Datenschutzhinweis gilt für alle Personen, die sich für eine Stelle bei Envalior interessieren und/oder bewerben – einschließlich aktueller Mitarbeitender, die neue Karrieremöglichkeiten innerhalb des Unternehmens sondieren – und beschreibt, welche Daten wir erheben und aus welchem Grund diese Informationen verarbeitet werden.gesammelt und verarbeitet sowie wie diese Daten geschützt werden.

In diesem Datenschutzhinweis bezieht sich „Envalior“, „wir“, „uns“, „unser“, „Gruppe“ jeweils auf Envalior und nicht auf DSM/Firmenich oder LANXESS.

2.2. Was verstehen wir unter personenbezogenen Daten?

Wenn wir von „personenbezogenen Daten“ sprechen, meinen wir alle Informationen, die sich auf Sie als Einzelperson beziehen. Mithilfe dieser Daten können wir Sie direkt identifizieren (z. B. durch Ihren Namen) oder indirekt, indem wir diese Informationen mit anderen, bereits vorliegenden Daten abgleichen.

2.3. Welche Daten erheben wir von Ihnen?

Während Ihrer Suche nach einer neuen Position bei Envalior oder nach Ihrer Bewerbung können wir personenbezogene Daten über Sie erfassen. Dies umfasst insbesondere:

Vorname und Nachname
Anrede
E-Mail-Adresse
Wohnanschrift
Sprache
Postleitzahl
Wohnort
Telefonnummer
Geschlecht
Geburtsdatum
Reisepassdaten, Visa, Arbeitserlaubnisse
Lebenslauf und Anschreiben
Ausbildungs- und/oder Beschäftigungsnachweise
Berufsbezeichnung und Fachrichtung
Hintergrundüberprüfungen (falls zutreffend)
Ihr Motivationsschreiben
Informationen zu Behinderungen (falls zutreffend)
Gehaltsvorstellung (falls zutreffend)
Bankverbindung und vergleichbare Finanzdaten
Daten aus Online- und Präsenz-Assessments (z. B. Persönlichkeitstests, kognitive Fähigkeitstests)
Daten, die uns von Ihren Referenzgebern bereitgestellt werden (die Personen, die Sie uns als Kontakt angeben)
Manager/ Kostenstelle/ Abteilung/ Kompetenzen/ Dauer in der Position und in Ihrem Mitarbeiterprofil hinterlegte Daten
Wir erheben personenbezogene Daten direkt von Ihnen oder über externe Partner (z.B. LinkedIn, Stellenbörsen und externe Personalvermittlungen), jedoch nur soweit sie für Ihr berufliches Umfeld relevant sind und zum Zwecke der Kontaktaufnahme für ein Stellenangebot oder zur Verifizierung von im Bewerbungsprozess erhaltenen Informationen.

2.4. Warum verwenden wir Ihre Daten?

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten für einen oder mehrere der folgenden Zwecke:

Zur Bewertung Ihrer Bewerbung für eine Stelle und zur Kommunikation mit Ihnen während des Rekrutierungsprozesses.
Um Sie über den Status Ihrer Bewerbung und mögliche zukünftige Einsatzmöglichkeiten zu informieren (sofern Sie uns nicht mitgeteilt haben, dass wir Ihre personenbezogenen Daten zu solchen Zwecken nicht speichern sollen).
Für allgemeine Personalverwaltung und -management (sofern Sie Mitarbeiter von Envalior sind oder werden).
Zur Überprüfung der von Ihnen bereitgestellten Beschäftigungsreferenzen, Hintergrundüberprüfungen und damit verbundenen Beurteilungen.
Zum Schutz der Gesundheit, Sicherheit, Integrität und Sicherheit von dsm-firmenich und dessen Besuchern, (IT-)Infrastruktur und Anlagen, einschließlich Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz bei Besuch eines Standorts; und/oder;
Zur Einhaltung betrieblicher und gesetzlicher Anforderungen (z. B. zur Überwachung der Diversität).

2.5. Aktualisierungen und lokale Gesetzgebung

Dieser Datenschutzhinweis für Rekrutierungen kann von Zeit zu Zeit geändert werden, um der lokalen und internationalen Gesetzgebung zu entsprechen. Sollte es zu einem Konflikt zwischen diesem Datenschutzhinweis und lokaler Gesetzgebung und/oder Standards kommen, haben letztere Vorrang. Englisch ist die offizielle Geschäftssprache von Envalior, jedoch wird diese Richtlinie in Kürze vollständig in die jeweilige Landessprache übersetzt.

3. Was sind Arbeitsgesetze?

Für Europa befolgt Envalior die Arbeitsgesetze, wie sie durch dieRekrutierungskonformitätsrichtlinien der Europäischen Unionfestgelegt sind. In den Vereinigten Staaten hält sich Envalior an zwei Hauptgremien, die die Konformität bei der Rekrutierung regulieren, dieEqual Employment Opportunity Commission (EEOC)und dasOffice of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP).

4. Externe Bewerber

Wenn Sie externer Bewerber sind und sich auf eine auf der Karriereseite von Envalior ausgeschriebene Stelle bewerben, werden Ihre dDaten werden von unserem Anbieter des Bewerbermanagementsystems (ATS), 'Workable', verarbeitet, um Ihnen die direkte Übermittlung von Bewerbungsinformationen einschließlich Lebensläufen zu ermöglichen und einen Kontakt mit Envalior-Recruitern sowie mit verantwortlichen Führungskräften herzustellen. Die Daten werden zudem analysiert, zusammengefasst, angezeigt und für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung in den verschiedenen Phasen des Rekrutierungsprozesses verarbeitet.

5. Auf welcher rechtlichen Grundlage?

Für die oben beschriebenen Aktivitäten sowie für die Rekrutierung, Auswahl, Bewertung und Einstellung neuer Mitarbeitender und die Steuerung sowie Administration des Rekrutierungs- und HR-Prozesses, stützen wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf folgende rechtliche Grundlagen:

Unser berechtigtes Geschäftsinteresse;
Um einen Arbeitsvertrag mit Ihnen einzugehen und zu verwalten;
Zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Verpflichtungen (z. B. soweit eine rechtliche Verpflichtung besteht, die Chancengleichheit und Diversität zu überwachen); und/oder
Mit Ihrer freiwilligen, spezifischen und informierten Einwilligung.

6. Wer hat Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten?

Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten folgende Gruppen:

Mitarbeitende von Envalior
Innerhalb von Envalior erhalten ausschließlich jene Mitarbeitenden Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben und Pflichten aus berechtigtem Geschäftsinteresse benötigen, und nur im erforderlichen Umfang zur Verfolgung der genannten Zwecke. Envalior kann diese Daten auch innerhalb der verbundenen Unternehmen weitergeben – stets nach dem Prinzip des "Need-to-know" und ausschließlich zur Umsetzung der oben genannten Zwecke. Diese Mitarbeitenden erhalten Zugang zu den Daten nach entsprechender Berechtigung über das Workable-ATS.
Mitarbeitende von Envalior mit Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten; Human Resources (Recruitment, Business Partners, Mobility und Compensation and Rewards), Hiring Managers, iInterviewende und Bewertende.
Zugriff durch andere Dritte
Wir können bestimmte personenbezogene Daten auch außerhalb von Envalior weitergeben. In diesem Fall haben wir – sofern erforderlich – technische und organisatorische Maßnahmen implementiert, um sicherzustellen, dass Ihre Daten ausschließlich für die angegebenen Zwecke und unter Vertraulichkeitsverpflichtungen verarbeitet werden.
Solche Dritte sind beispielsweise:

IT-Dienstleister, wie z. B. Anbieter für IT-Sicherheit, Hosting, Datenanalyse, E-Mail-Zustellung, Kundenbeziehungsmanagement, Identitätsmanagement und andere Services;
Relocation-Agenturen und Personalvermittlungsagenturen;
Anbieter von Background-Checks (z. B. Hireright und Stirling);
Externe Dienstleister, wie Manpower Staffing, die Envalior im Bereich Personalbeschaffung und Rekrutierungsmanagement unterstützen.

Wenn Sie von Envalior.com aus auf andere Websites zugreifen, beachten Sie bitte, dass für diese Unternehmen deren eigene Datenschutz- und Cookie-Hinweise gelten und nicht unsere. Bitte beachten Sie außerdem, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte verkaufen.

6.1. Workable (Anbieter des Application Tracking Systems)

Workable ist ein Third-Party Software-as-a-Service (SaaS) Technologieunternehmen, das das Application Tracking System für Envalior bereitstellt. Dies ist eine webbasierte Softwareanwendung, die das elektronische Management von Rekrutierungs- und Einstellungsprozessen ermöglicht. Der Zugriff auf dieses System erfolgt durch autorisiertes Envalior-Personal per Single Sign On über das Intranet. Ein Zugriff außerhalb des Envalior IT-Netzwerks ist nicht möglich.

6.2. Wie werden Bewerbende über die Datenschutzerklärung und ihre Rechte informiert?

Gemäß DSGVO wird Workable einen Link zum Datenschutzhinweis anzeigen:

auf der Envalior-Karriereseite
in der Eingangsbestätigung, die Kandidat:innen nach Eingang ihrer Bewerbung erhalten
in der E-Mail-Signatur der an Direkt kontaktierte Kandidaten (Nicht-Bewerber oder Personen, die sich noch nicht beworben haben)

6.3. Zustimmung des Bewerbers zur Datennutzung

Alle Bewerber müssen die Datenschutzerklärung lesen und durch das Ankreuzen eines Auswahlfeldes am Ende jeder Bewerbung zustimmen. Wenn dieses Feld nicht angekreuzt ist, wird die Bewerbung storniert und die Daten werden NICHT gespeichert oder aufbewahrt. Bewerbungen können ohne Zustimmung nicht eingereicht werden.

6.4. Datenaufbewahrung

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie es zur Erfüllung der Zwecke, für die sie erhoben wurden (und/oder zur Einhaltung gesetzlicher Anforderungen), erforderlich ist. Danach werden Ihre personenbezogenen Daten entfernt, gelöscht oder anonymisiert.

Bewerbungsdaten (siehe Abschnitt 2.3) werden automatisch zwölf Monate nach dem Bewerbungsdatum gelöscht. Dies umfasst auch archivierte Bewerbungen, bei denen Kandidaten für ähnliche oder andere passende Positionen kontaktiert wurden.

Wenn ein Kandidat innerhalb eines Zeitraums von sechs Monaten zum aktuellen Datum Kontakt mit einem Envalior Ansprechpartner hatte, sei es per E-Mail, auf Veranstaltungen oder durch Aktivitäten, die in der Bewerbung erfasst wurden, werden diese von der automatischen Löschung ausgenommen. Zu jedem Zeitpunkt hat der Kandidat die Möglichkeit, seine Zustimmung zu aktualisieren oder zu widerrufen, indem er sich mit seinem Workable-Konto verbindet. Die Daten werden in diesem Fall sofort gelöscht.

6.5. Internationale Datenübertragungen

Envalior schützt Ihre Rechte und speichert sowie überträgt Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich in Länder mit etablierten, geeigneten Schutzmaßnahmen (beispielsweise durch ein anerkanntes rechtliches Angemessenheitsmechanismus oder mit Standardvertragsklauseln mit Drittparteien) und stellt sicher, dass sie sicher und gemäß dieser Datenschutzerklärung für das Recruiting behandelt werden.

6.6. Wie stellen wir die Sicherheit Ihrer Daten sicher?

Envalior behandelt Ihre personenbezogenen Daten mit größter Sorgfalt. Wir habWir haben verschiedene technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust oder Veränderung, unbefugter Offenlegung oder Missbrauch zu schützen. Dadurch sichern wir unsere Systeme gemäß den geltenden Sicherheitskontrollen nach Informationssicherheitsstandards. Darüber hinaus stellen wir sicher, dass diese Maßnahmen im Einklang mit den geltenden Datenschutz- und Datensicherheitsgesetzen stehen.

7. WELCHE DATENSCHUTZRECHTE HABEN SIE? KANN ICH MEIN PROFIL BEI ENVALIOR LÖSCHEN?

Ihre Rechte umfassen das Recht auf Zugriff, Änderung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (sofern keine gesetzliche Verpflichtung zur Aufbewahrung besteht). Wenn Sie eines dieser Rechte ausüben möchten, loggen Sie sich bitte auf der Envalior Karriere-Website in Ihr Konto ein oder senden eine E-Mail an: Privacy@envalior.com. Je spezifischer Ihre Anfrage ist, desto besser können wir Ihnen weiterhelfen. Unabhängig davon, ob Sie unser Mitarbeiter oder ein externer Kandidat sind, können Sie sich jederzeit dafür entscheiden, aus dem Workable-System auszutreten.

Externe Kandidaten können sich einfach durch Löschen ihres Profils im Envalior „Workable-ATS“ Self-Service-Portal abmelden oder auf die automatische Löschung warten, falls länger als 12 Monate keine Aktivität stattfindet (und auf die Erinnerung per E-Mail nicht reagiert wird).

Envalior Mitarbeitende können ein Ticket in „Ask Eva“ eröffnen, um ihre Daten aus Workable entfernen zu lassen. Bitte beachten Sie, dass Sie nach der Entfernung Ihrer Daten aus Workable keinen Zugang mehr zum System haben, da Sie vom System nicht mehr erkannt werden. Sollten Sie Bedenken bezüglich der Datenverarbeitung durch Envalior haben, kontaktieren Sie uns bitte; wir prüfen Ihr Anliegen sorgfältig. Denken Sie auch daran, dass Sie das Recht haben, eine Beschwerde gegen Envalior bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen.Ent für Ihr Land oder Ihre Region.

Hinweis: Mitarbeiterdaten werden nur im ATS-System gespeichert, wenn sie sich auf eine Stelle beworben haben oder bewerben.

8. Ihre Verantwortlichkeiten

Bitte beachten Sie, dass Sie für die von Ihnen Envalior bereitgestellten Informationen verantwortlich sind. Wir vertrauen darauf, dass diese wahrheitsgemäß, aktuell und in keiner Weise irreführend sind. Wenn Sie Informationen über eine andere Person bereitstellen, zum Beispiel über Ihre Referenzen, bleiben Sie weiterhin dafür verantwortlich, diese Angaben korrekt zu machen und sicherzustellen, dass Ihr Referenzgeber Envalior die Erhebung und Verarbeitung dieser Informationen gemäß dieser Datenschutzerklärung gestattet.

9. Wie können Sie uns bezüglich dieser Datenschutzerklärung für die Personalbeschaffung kontaktieren?

Wenn Sie eine Frage zur Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten durch Envalior oder zu dieser Datenschutzerklärung haben, bitten wir Sie, eine E-Mail zu senden anPrivacy@envalior.com