Envalior Rechnungsanforderungen

Envalior strebt an, alle Rechnungen ausschließlich per E-Mail (PDF) zu erhalten. Dies ist Teil unseres fortlaufenden Bestrebens, unseren Kreditorenbuchhaltungsprozess effizienter zu gestalten und unsere Betriebsabläufe nachhaltiger im Sinne des Umweltschutzes auszurichten. Nachfolgend finden Sie die Anweisungen für PDF-Rechnungen sowie unsere Rechnungsanforderungen. Wir bitten Sie, Ihren Rechnungsprozess so bald wie möglich anzupassen, um Zahlungsprobleme zu vermeiden.

Anforderungen an eine gescannte elektronische (PDF-)Rechnung:

AP.Invoices@envalior.com ist die E-Mail-Adresse für den Versand Ihrer PDF-Rechnungen. Bitte beachten Sie die unten stehende Übersicht der Firmen-Codes und geben Sie den Firmen-Code in der Betreffzeile der E-Mail an. Eine unserer wichtigsten Initiativen ist es, die Qualität und Effizienz der Verarbeitung von Lieferantenrechnungen zu verbessern. Um dieses Ziel zu erreichen, ist es unerlässlich, dass Sie als unser Lieferant die Envalior Rechnungsanforderungen erfüllen. Die Einhaltung der unten genannten Rechnungsanforderungen ermöglicht uns termingerechte Zahlungen im Rahmen der vereinbarten Zahlungsbedingungen:

Das Dateiformat muss ausschließlich PDF oder TIF sein. Andere Formate werden nicht akzeptiert.
Der Betreff der E-Mail darf maximal 70 Zeichen umfassen.
Sonderzeichen sollten nach Möglichkeit weder im E-Mail-Betreff noch im Namen des Anhangs verwendet werden.
Eine Rechnung/Dokument pro Datei (PDF oder TIF).
Die Dokumente müssen im Hochformat (nicht im Querformat) gesendet werden.
Passwortgeschützte Dokumente werden nicht akzeptiert.
Maximal 10 Dateien (Anhänge) pro E-Mail.
Maximale Anhangsgröße: 7 MB.
Maximale E-Mail-Größe: 25 MB.

Empfehlungen:

Keine Einschränkung bei der Datenauslesung der Dateien.
Rechnungen sollten in Schwarz-Weiß vorliegen.

Rechnungen müssen die folgenden Informationen enthalten:

Bestellnummer (Purchase Order, PO)
Bestellposition (PO line item)
Versandnummer, falls zutreffend
Envalior „Rechnungsadresse“ (Bill to entity address)
Envalior „Lieferadresse“ (Ship to address)
Lieferant Umsatzsteuer-Identifikationsnummer / VAT ID
Envalior Umsatzsteuer-Identifikationsnummer / VAT ID (gültig für Länder mit Mehrwertsteuer)
Mehrwertsteuerbetrag und Mehrwertsteuersatz
Gesamtrechnungsbetrag
Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
Alle Seiten der Rechnung
Lieferdatum, bei Transportrechnungen: Versanddatum
Rechnung in Einheitswährung und gemäß Bestellung (Purchase Order, PO)
Artikel-Teilenummer (falls zutreffend)
Artikelbeschreibung (die Beschreibung muss den zugehörigen Artikel auf der Bestellung (Purchase Order, PO) eindeutig identifizieren)
Nicht-PO-Rechnungen: Ansprechpartner bei ENVALIOR sowie Kostenstelle (falls bekannt)

Für die folgenden Details sind die Angaben aus der Bestellung (Purchase Order, PO) maßgeblich:

Fälligkeit der Rechnungszahlung und/oder Zahlungsbedingungen
Incoterms 2020 (z. B. DDP) Einkaufsbedingungen
Die Zahlungsbedingungen müssen mit denen auf der Bestellung (Purchase Order, PO) übereinstimmen
Menge, Stückpreis und Währung

Für die folgenden Angaben gilt: Die Informationen aus unseren Stammdaten werden berücksichtigt. Bitte stellen Sie sicher, dass bei Änderungen Ihre Daten über Ihren Sourcing-Ansprechpartner bei Envalior aktualisiert werden:

Name Ihres Ansprechpartners
Bankverbindung (IBAN) – Bitte beachten Sie, dass wir nur eine Bankverbindung pro Währung akzeptieren! Bitte geben Sie die korrekte Bankverbindung über Ihren Einkaufskontakt an.
Lieferantenname und -anschrift, Zahlungsadresse des Lieferanten (Remit‐To Address)
E-Mail-Adresse des Lieferanten

Weitere Hinweise zu Rechnungen mit Bestellung (Purchase Order, PO):

Jeder Artikel auf der inDie Rechnung muss mit den auf der Bestellung (Purchase Order) angegebenen Positionen übereinstimmen und muss die Bestellpositionsnummer, die abgerechnete Menge, eine exakt übereinstimmende Beschreibung des bestellten Artikels sowie die Einzelkosten je Artikel enthalten. Beispiel: Position Nr. 2 auf der Bestellung muss als Position Nr. 2 in der Rechnung ausgewiesen werden und entsprechend beschrieben sein.
Mehrere Purchase Orders pro Rechnung sind nicht zulässig, es sei denn, dies wurde ausdrücklich vereinbart.

Wie SIE Verzögerungen bei Zahlungen vermeiden können – Es gibt mehrere Faktoren, die zu einer Zahlungsverzögerung führen können. Im Folgenden finden Sie Maßnahmen, mit denen Sie dies verhindern können:

Ersetzen Sie Ihre Papierrechnungen durch PDF-Rechnungen.
Senden Sie PDF-Rechnungen an die korrekte Rechnungsadresse; senden Sie Rechnungen niemals direkt an Ihre Kontaktperson oder den Anforderer bei Envalior.
Stellen Sie sicher, dass Sie die oben beschriebenen Rechnungsanforderungen erfüllen.
Geben Sie immer deutlich die PO-Nummer auf Ihrer Rechnung (erste Seite) an.
Stellen Sie sicher, dass auf der Rechnung die gleichen Zahlungsbedingungen und Incoterms wie auf der Bestellung ausgewiesen sind.
Stellen Sie sicher, dass die vereinbarten Zahlungsbedingungen entsprechend in Ihrem Debitoren-System gepflegt sind. Dies verhindert unnötige Mahnungen.
Geben Sie eine E-Mail-Adresse sowie eine Kontaktperson an, die wir bei Rückfragen zur Rechnung kontaktieren können.

Bitte zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren für weitere Informationen.

Unternehmenscodes

2725 Envalior (Emmen) B.V. Niederlande

1070 Envalior Japan K.K. Japan

1045 Envalior SpecialtyComp NV Belgien

1040 Envalior B.V. Niederlande

1131 Envalior Eng. Mat Inc. USA

1073 Env. Singapore Pte. Ltd. Singapur

1080 Envalior EM (Jiangsu) China Rechnungseinreichung über ap.fssc@envalior.com

9771 Envalior Engineering Materials (Shanghai) Co Ltd. China Rechnungseinreichung über ap.fssc@envalior.com

1085 Envalior India Pvt Ltd Indien

2616 Envalior LPM (India) P LTD Indien

1569 Envalior NV Belgien

2576 Envalior GmbH Deutschland

2551 Envalior Deutschland GmbH Deutschland

2625 Envalior Italy S.r.l. Italien Lokale Lieferanten senden ihre Rechnungen an die Regierung – SDI ID: PR4AG6C

2622 Envalior UK Ltd. Großbritannien

2624 Envalior Performance Materials LLC USA

2623 Envalior Holding Corp. USA

Für Unternehmenscodes und Gesellschaften, die nicht in der Tabelle aufgeführt sind, prüfen Sie bitte sorgfältig die Abrechnungsanweisungen auf der Bestellung. Die auf der Bestellung hinterlegten Informationen haben Vorrang.