Speak Up: 潜在的なコンプライアンス問題の報告

Envaliorは、第三者からの懸念の表明も奨励しており、あらゆる問題に適切に対応し、解決できるよう努めています。

ご懸念がある場合、以下の方法でご連絡いただけます。

• 以下のメールアドレスまでご連絡ください：SpeakUp@envalior.com
• 50以上の言語に対応した匿名報告プラットフォームをご利用いただけます：https://envalior.speakup.report/external
• 主要言語で匿名の通話が可能です。下記に記載の電話番号にて、組織コード107451をご利用ください。

以下のQRコードをスマートフォンのカメラで読み取ることで、報告プラットフォームにアクセスできます：

Envaliorは、すべての従業員が懸念事項を率直に伝え、それらの課題が適切に対応・解決されることを奨励しています。当社はオープンな対話とフィードバックを重視しており、まずはラインマネージャーや人事部門（HR）への相談を推奨します。必要に応じて、上位のマネージャーに意見を伝えることも可能です。

オープンな対話や直接の相談が困難なより重大な事案については、SpeakUpチャネルをご利用いただけます。

報告者の本人情報や匿名性は厳格に保護され、善意での報告に対していかなる報復的措置も一切容認しません。

ご連絡方法は以下のとおりです：

• メールでご連絡いただく場合：SpeakUp@envalior.com
• 50以上の言語に対応した匿名報告プラットフォームのご利用：https://envalior.speakup.report/internal
• 主要言語による匿名電話報告をご希望の場合は、下記の電話番号と組織コードをご利用ください：107429。

下記のQRコードをお手持ちのスマートフォンのカメラで読み取ることで、当社の報告プラットフォームへアクセスできます。

2023年7月、第1版

1. 本ポリシーの目的

当社の成功には多くの要因が貢献しています。従業員の知識やスキルに加えて、価値観に基づく責任ある行動や法令遵守が含まれます。グローバル企業として、正しい行動を世界的に担う責任があります。Envaliorは、従業員が常にすべての適用法令および社内ポリシー・手順を完全に遵守して行動することを求めています。さらに、Envaliorは、ビジネスパートナーにも、そのビジネス活動に関わる法的規定や国際基準の順守を期待しています。

本ポリシーは、当社の価値観を守る重要な役割を果たしており、Envaliorやその従業員、ビジネスパートナー、その他関係者への潜在的な損害を未然に防ぐため、早期に対応し、また違反があった場合には是正措置を講じるためのものです。そのため、Envaliorが明確で透明性のある苦情手続きを提供することは重要です。

2. 本ポリシーの対象者

Envaliorに関連するすべての人（例：現職、元従業員、今後入社予定の従業員、コンサルタント、サプライヤー、他の第三者等）が、当社のポリシーまたは法律への違反を経験した場合、善意で懸念を報告することを奨励します。

誰でも報告または苦情を提出できます。組織上の理由から、Envalior従業員用に指定されたチャンネルと、その他のすべての方々用の別のチャンネルを運営しています。両チャンネルとも同じ手順に従い、当社のコンプライアンス組織内の同じチームが運営しています。

3. 本ポリシーの対象事項

Envaliorに関連するあらゆる潜在的な不正行為が報告可能です。

例例としては、

• 当社のビジネス倫理規範またはポリシーに違反する状況、
• 法令や規則の実際または潜在的な違反、
• 犯罪行為（例：独占禁止法の違反）、
• 公益に脅威をもたらしたり深刻な損害を引き起こす状況、
• 人権や基本的自由の侵害につながる状況、
• 職場における差別、ハラスメント、またはいじめ、
• 健康・安全や環境に関する違反、
• 善意で声を上げた人への報復。

善意の報告とは、報復の意図や自己の利益を追求することなく、自分の最善を尽くして行われる提出のことを指します。

次の目的でこのプロセスを使用しないでください：

• 生命や財産に直接の脅威となる事象を報告する場合。このような場合は、地元の当局または携帯電話で112に連絡してください。
• 雇用契約に関連する苦情を報告する場合。
• 個人的または法的な争いを追求する場合。
• 故意に虚偽の主張や告発を行う場合。

4. 通報窓口

エンバリオでは、オープンな対話の文化を推進しています。エンバリオの従業員の方は、疑わしい事案について遠慮せず直属の上司や人事担当者にご相談ください。もしそれが難しい場合やエンバリオの従業員でない場合は、以下のいずれかの窓口をご利用いただけます（個人情報の取り扱いに関する詳細は6章をご覧ください）：

メール

• SpeakUp@envalior.com

個人秘密ミーティング

• コンプライアンスチーム（対面またはメール）にご連絡のうえ、アポイントメントをお取りください。

オンライン（無料、テキストまたは音声での投稿、匿名投稿も可能）：

• エンバリオ従業員：
  https://envalior.speakup.report/internal
• その他の方：
  https://envalior.speakup.report/external
• 追加の連絡先情報は次の場所にあります：https://www.envalior.com/en-us/about/website-info/speak-up.html。また、電話で通報したい場合の地域ごとの電話番号もこちらでご確認いただけます。

5. 苦情処理プロセスおよび手順

コンプライアンス担当者が、報告書提出から7日以内に受領確認を行います。匿名でオンライン苦情を提出した場合は、ケースの状況更新を受け取るためにアクセス情報を必ず控えてください。匿名報告は常に匿名のままであり、Envaliorが提出者を特定することはできず、また行いません。

Envaliorはご報告内容を誠実かつ迅速に調査するよう努めます。できるだけ多くのケースの詳細情報をご提供いただけると助かります。調査の過程で追加の質問がある場合、ご回答いただけると幸いです（ご希望であれば匿名性は維持されます）。

調査が完了した後、Envaliorの経営陣はコンプライアンス部門の助言を受けて、ご報告によって影響を受ける可能性のある企業または個人に対して措置を取るかどうかを決定します。苦情を提出された方には、提出から3ヵ月以内に調査状況および当社の対応についてご連絡いたします。

ケースクローズから2年後、関連する法律に従い、全ての個人情報を事案から削除します。

6. 秘密保持とデータプライバシー

コミュニケーションチャネルを選択することで、通報者（例：Envalior社員）は報告時にEnvaliorと共有する個人情報の範囲を自ら管理できます。

メールまたは対面でケースを提出した場合、報告者に関する個人情報（氏名、メールアドレス、連絡先など）を当社で保存します。t 情報）。

当社のオンラインプラットフォームを通じてケースを提出すると、外部サービスプロバイダーによってケース番号およびご自身で選択したパスワードが保存されます。EnvaliorはあなたのパスワードやIPアドレスにアクセスすることはありません。当社は、世界中の多くの企業から信頼され、この分野の専門家である信頼できるプロバイダーを選定しています。プロバイダーはすべてのデータをEU内で保存し、ケース報告者によって提供された情報を保護するために、適切な技術的および組織的措置を講じています。

報告者が提供する詳細情報のレベルに応じて、被告人や証人の個人データ（例：氏名、性別、住所、メールアドレスまたは電話番号）を処理することがあります。

受信した報告は、当社のコンプライアンス組織で選任された専門家によって処理されます。このチームは、該当するすべての法令に精通した有資格の弁護士で構成されています。彼らは適用される機密保持義務についても熟知しており、法令で要求されるとおり、すべてのケース詳細を守秘します。

Envaliorは、機微な個人データ（すなわち、個人の人種または民族的出自、政治的意見、信教または哲学的信条、労働組合への加盟、遺伝情報、生体情報、健康に関する情報、性的生活または性的指向に関する情報）や刑事上の有罪判決・犯罪歴を収集または処理する意図はありません。万が一、そのようなデータがケース（例：セクシャルハラスメント調査など）に関連し、重要である場合には、Envaliorはかかる機微な個人データの収集および処理を最小限に抑えるよう努め、適用法令に従った適切な保護措置を講じます。

報告者の身元が判明している場合通報者について、法律で許可または義務付けられている場合には、この情報を共有することができます（また、その権利を留保します）。これには、刑事訴訟の開始、裁判手続き、またはその他の行政上の目的が含まれます。適用される法律によって禁止されていない限り、また可能な限り、これらの情報共有について事前に通報者へ通知します。

Envaliorが報告を受け付けて処理する際には（潜在的な犯罪行為についてはGDPR第10条、その他のお問い合わせについてはGDPR第9条および/または第6条に従い）個人情報を処理します。

調査が完了した際には、調査対象となったすべての方にご連絡します。厳格な通報者保護法により、調査の具体的な詳細はお伝えできません。適用される制限に従い、調査の対象となった方は、GDPRおよび現地のプライバシー法に従い、Envaliorに保存されている自身の個人データに関する情報の開示、訂正、または削除を請求する権利があります。違反事項について意図的または重過失により虚偽の情報を報告した通報者はプライバシー保護の対象にはなりません。

7. 従業員である通報者の保護

Envaliorは、善意で疑わしい不正行為を報告した従業員に対して差別を行わず、また社内の誰による差別も許容しません。さらに、善意で申し立てを行った通報者の保護を義務付ける適用法にも従います。

8. ポリシーの所有者および連絡先情報

本ポリシーの所有者はコンプライアンス部門です。

本ポリシーまたはその内容に関するご質問がある場合は、お気軽にご連絡ください。お問い合わせくださいCompliance@Envalior.com。

2023年7月、第1版

1. この方針の目的

当社の成功には多くの要素が貢献しています。その中には従業員の知識とスキルだけでなく、価値観に基づいた責任ある法令遵守の行動も含まれます。グローバル企業として、当社は世界中で正しい行動に責任を持っています。そのため、Envalior は従業員がすべての適用法と内部方針および手順を完全に遵守して行動することを期待しています。また、事業活動に関連する法令や国際基準の遵守をビジネスパートナーにも求めています。

この方針は、当社の企業価値を守るうえで重要な役割を果たしており、Envalior やその従業員、ビジネスパートナー、その他関係者に損害が及ぶ前に早期対応したり、違反があった場合には是正措置を講じたりすることを可能にします。そのため、Envalior が明確で透明性のある苦情処理手続きを提供することは重要です。

2. この方針の対象者

当社の方針や法律違反を知ったすべての人（たとえば現役・元・将来の従業員、コンサルタント、サプライヤー、Envalior となんらかの形で関係する第三者など）は、率直に発言し、誠意を持って懸念を報告することを奨励されます。

誰でも通報や苦情を申し立てることができます。組織運営上の理由から、Envalior 従業員向けのチャネルと、それ以外の方のための別のチャネルを設けています。Beすべてのチャンネルは同じプロセスに従い、当社のコンプライアンス組織の同じチームによって運営されています。

3. 本方針の対象

Envalior に関連するあらゆる潜在的な不正行為を通報することができます。

例としては、以下のものがあります：

• 当社の企業倫理規程または社内規定に違反する状況
• 法律や規制の現実的または潜在的な違反
• 犯罪行為（例：独占禁止法違反など）
• 公共の利益に重大な損害または脅威をもたらす状況
• 人権または基本的自由の侵害につながる状況
• 職場での差別、ハラスメント、いじめ
• 健康・安全または環境に関連する違反
• 誠実に告発した人への報復行為

誠実な通報とは、報復の意図や個人的利益の追求なしに、自分の最善を尽くして行われた提出を意味します。

以下の目的で本プロセスを使用しないでください：

• 生命や財産への即時の脅威となる事象を報告すること。その場合は、現地当局または携帯電話から112に連絡してください。
• 雇用契約に関する不満を報告すること。
• 個人的または法的な争いを追及すること。
• 意図的に虚偽の申し立てや告発を行うこと。

4. 通報チャンネル

Envalior では、オープンな対話の文化を推進しています。Envalior に雇用されている方は、疑わしい事案がある場合、上司または人事担当者に報告することを奨励します。報告が難しい場合や従業員でない場合は、以下のいずれかのチャンネルを利用できます（個人データの保存に関する詳細は6項をご参照ください）：

Eメール

• SpeakUp@envalior.com

対面での機密の面談

• 面談のご予約をお願いしますコンプライアンスチームとの面談（対面またはメール）

オンライン（無料、テキストまたは音声での提出、匿名での提出が可能）：

• Envaliorの従業員：
  https://envalior.speakup.report/internal
• その他の方々：
  https://envalior.speakup.report/external
• その他の連絡先情報は、以下でご確認いただけます：https://www.envalior.com/en-us/about/website-info/speak-up.html。電話で通報したい場合は、現地の電話番号もご覧いただけます。

5. 苦情手続きおよび手順

コンプライアンス担当者が、報告提出から7日以内に受領を通知します。オンラインで匿名で苦情を提出した場合は、ケースの進捗状況を受け取るために事案アクセス情報を控えるようご注意ください。匿名報告は常に匿名のままであり、Envaliorが報告者を特定することはできず、また行いません。

Envaliorはご報告を迅速かつ丁寧に調査するよう努めます。できるだけ多くの詳細をご提供いただくことで、ご協力をお願いいたします。調査中、追加でご質問させていただく場合がございますが（ご希望により匿名性は維持されます）、ご対応いただけると幸いです。

調査が完了した後、Envaliorの経営陣は、コンプライアンスの助言を受けて、ご報告により影響を受ける可能性のある法人または個人に対する措置の可否を決定します。苦情を提出された方へは、提出から遅くとも3カ月以内に、調査の状況と弊社の対応についてご連絡いたします。

事案の終了から2年後、関連法に基づき事案に関するすべての個人情報は削除いたします。

6. 機密保持およびデータ保護

コミュニケーションチャネルを選択することで、ケースの報告者は（例：Envalior の従業員は、報告書を提出する際に Envalior と共有する個人情報の詳細レベルを自分で管理できます。

メールや対面でケースを提出した場合、報告者の個人情報（氏名、メールアドレス、連絡先情報など）を保存します。

オンラインプラットフォームを利用してケースを提出した場合、外部サービスプロバイダーがケース番号とご自身で選択したパスワードを保存します。Envalior はあなたのパスワードや IP アドレスへのアクセス権を持ちません。当社は世界中の多くの企業から信頼され、この分野で専門知識を持つ信頼できるプロバイダーを選定しています。プロバイダーはすべてのデータを EU 内に保存し、ケース報告者が提供した情報を保護するために適切な技術的および組織的対策を講じています。

報告者が提供した情報の詳細レベルに応じて、被告人や証人の個人データ（例：氏名、性別、住所、メールアドレスや電話番号など）を処理します。

受領した報告は、当社コンプライアンス部門で選任された専門家によって処理されます。このチームは、すべての関連法規に精通した有資格の弁護士で構成されています。彼らは適用される機密保持要件について十分に理解しており、法的に求められるとおりに、すべてのケースの詳細を秘密に保持します。

Envalior は、センシティブな個人データ（例：人種や民族的出自、政治的意見、宗教的または哲学的信念、労働組合加入状況、遺伝子データ、生体認証データ、健康情報、性生活や性的指向に関するデータ）や犯罪歴・犯罪に関するデータを収集・処理する意図はありません。もしこれらのデータがケース上重要かつ関連性がある場合（例：性的嫌がらせ調査などの場合、Envalior はそのような機微な個人データの収集および処理を最小限に抑え、適用される法律に従って適切な保護措置が講じられるよう努めています。

通報者の身元を把握している場合、法律で認められている、または義務付けられている場合には、この情報を共有する権利を有し、共有することがあります。そのような状況には、刑事訴訟、裁判手続き、またはその他の行政上の事項が含まれます。適用される法律で禁止されていない限り、かつ可能な場合には、情報共有の前に通報者に事前にお知らせします。

Envalior が通報を処理する際には、（犯罪行為の可能性がある場合は）GDPR第10条、その他のお問い合わせについてはそれぞれGDPR第9条および/または第6条に従って個人情報を処理します。

調査が終了した際には、調査の対象となったすべての方にご連絡いたします。厳格な通報者保護法により、調査の詳細については開示できません。適用される制限の範囲内で、調査の対象となった個人は、GDPRおよび地域のプライバシー法に基づき、Envaliorが本手続き中に保管する自身の個人データについて特定の情報の請求、訂正または削除を求める権利があります。違反に関して、意図的にまたは重大な過失により虚偽の情報を報告した通報者は、プライバシー保護の対象となりません。

7. 雇用されている通報者の保護

Envalior は、善意で違反の疑いを報告した従業員に対して差別を行いません。また、社内のいかなる者によるそのような差別も許容しません。さらに、Envalior は適用法令の要求事項を遵守します善意で申し立てを行った通報者の保護を確保します。

8. ポリシーの管理者および連絡先情報

このポリシーの管理者はコンプライアンス部です。

本ポリシーまたは記載されている手続きについてご不明な点がある場合は、Compliance@Envalior.com。