Envalior採用におけるコンプライアンスおよびプライバシー通知

1. 採用コンプライアンスとは

採用コンプライアンスは、Envalior GmbHが採用時に法律および倫理基準を遵守することを保証するためのものです。

コンプライアンスを遵守することは、公正かつ差別のない採用慣行に関連する法規制を順守し、採用過程において応募者または従業員が国籍、民族、性別、年齢、宗教、言語、過去の給与範囲を理由とした差別を受けないようにすることを意味します。
採用コンプライアンスを維持することで、選考過程全体を通じて候補者の権利を侵害したり、不本意または意図的に不快な対応を行ったりしないことを確実にします。

2. 採用活動に関するプライバシー通知

Envalior（旧 DSM Engineering Materials および LANXESS High Performance Materials）では、透明性を最重視しています。本『採用活動に関するプライバシー通知』では、Envalior.comで職を探す、または応募される際に、どのようにお客様の個人データを利用するかをご説明します。本プライバシー通知は、誰もが収集するデータの内容や目的、利用および保護方法をわかりやすく理解できるよう、平易な言葉で記載されています。

この採用活動に関するプライバシー通知は、既存の事業パートナーおよび訪問者向けプライバシー通知に追加されるもので、Envaliorウェブサイト利用時に取得した個人データ（およびCookie）についての具体的な取扱いもご案内しています。

当社の方針およびお客様の権利を十分ご理解いただくため、全文をお読みください。

2.1. この採用活動に関するプライバシー通知は何を対象としていますか？

本プライバシー通知は、Envaliorでの職を探している方および応募される方、さらに社内で新たなキャリアを模索する現Envalior従業員にも適用され、どのようなデータを収集し、その目的や収集および処理され、どのように保護されているかについて説明します。

本プライバシー通知において、「Envalior」、「当社」、「弊社」、「グループ」は、Envaliorのみを指し、DSM/FirmenichまたはLANXESSは含みません。

2.2. 個人データとは何を意味しますか？

「個人データ」とは、特定の個人であるお客様に関連する情報を指します。このデータにより、お客様を直接（例：氏名）または、当社が保有する他の情報と組み合わせることで間接的に特定できる可能性があります。

2.3. どのようなデータを収集しますか？

Envaliorでの新しい職を探している間や応募後に、当社はお客様に関する個人データを取得する場合があります。これには以下が含まれます：

氏名
敬称
メールアドレス
現住所
言語
郵便番号／Zipコード
居住都市
電話番号
性別
生年月日
パスポート情報、ビザ、就労許可証
履歴書および応募書類
学歴または職歴証明書
職位および専門分野
バックグラウンドチェック（該当する場合）
志望動機書
障がいの情報（該当する場合）
希望給与（該当する場合）
銀行口座番号および同様の金融情報
オンラインおよび対面アセスメントからのデータ（例：性格診断、認知能力テスト）
ご推薦者（ご連絡先として提供いただいた方）から提供されたデータ
マネージャー／コストセンター／部門／スキル／担当期間、従業員プロファイルに追加されるデータ
当社は、職務提案のためまたは採用プロセス中に受領した情報の確認のため、LinkedInや求人サイト、外部の採用エージェンシーなどの外部パートナーから、業務に関連する範囲内でお客様の個人データを収集する場合があります。

2.4. どのような目的でデータを利用しますか？

お客様の個人データを以下の目的で利用します以下のいずれか、または複数の目的で：

雇用応募者の審査および採用プロセス全体における連絡のため。
応募状況や将来的な採用機会についてご案内するため（ただし、そのような目的で個人情報の保持を希望されない旨をお知らせいただいている場合を除きます）。
一般的人事管理およびアドミニストレーション業務のため（Envalior社の従業員である場合または今後なる場合）。
ご提供いただいた雇用リファレンス（職務経歴）の確認、バックグラウンドチェックおよび関連する評価のため。
dsm-firmenichおよびその来訪者、情報技術（IT）施設・資産の健康、安全性、セキュリティおよび完全性を保護するため（拠点訪問時の労働安全衛生を含む）；および／または；
企業や法的要件の遵守のため（例：多様性のモニタリング等）。

2.5. アップデートおよび現地法規制

本採用活動向けプライバシー通知は、現地および国際的な法令や規制の変更に対応するため、随時改定されることがあります。本プライバシー通知と現地法規制や基準との間に矛盾が生じた場合には、後者が優先されます。Envaliorにおける公式ビジネス言語は英語ですが、本ポリシーは今後、現地言語にも完全翻訳されます。

3. 労働法とは何か？

ヨーロッパにおいては、Envaliorは下記に定める労働法を遵守しています。European Unionの採用コンプライアンスガイドライン。米国では、Envaliorは採用コンプライアンスを規制する2つの主要な監督機関、Equal Employment Opportunity Commission（EEOC）および Office of Federal Contract Compliance Programs（OFCCP）に従っています。

4. 外部応募者

外部応募者としてEnvaliorのキャリアページに掲載されている求人ポジションへ応募される場合、貴殿のdデータは、当社の応募者管理システム（ATS）プロバイダーである「Workable」によって処理されます。これにより、履歴書を含む応募情報を直接アップロードし、Envalior のリクルーターおよび採用責任者と連携することが可能となります。さらに、これらのデータは分析・要約・表示・処理され、選考プロセスの各段階に応じて応募情報が適切に処理されるよう活用されます。

5. 法的根拠は何ですか？

上記で説明した活動および採用、選考、評価、新規従業員の任命、採用および人事プロセスの管理・運用に関して、当社は以下の法的根拠に基づき、個人データを処理します：

当社の正当な事業上の利益
労働契約の締結および管理のため
法令および法的義務（例として、法令が機会均等や多様性の監視を求める場合）に従うため
ご本人による自由意思に基づく具体的かつ十分な情報提供後の同意による場合

6. 誰があなたの個人情報にアクセスできますか？

あなたの個人データには、以下のグループがアクセスできます：

Envalior 従業員
Envalior 内では、業務上正当な理由があり、業務遂行に必要な範囲でのみ、該当従業員があなたの個人データにアクセスします。また、グループ会社間で、上記目的のために必要最小限「need-to-know」ベースで共有される場合があります。これらの従業員は、必要なアクセス権限が付与された後のみ、「Workable」ATSを通じてこのデータにアクセスできます。
あなたの個人データへアクセス可能な Envalior 従業員；人事（採用、ビジネスパートナー、モビリティおよび報酬管理）、Hiring Managers、i面接官および評価担当者。
他の第三者によるアクセス
特定の個人データをEnvalior外の第三者へ共有する場合には、必要に応じて技術的および組織的な措置を講じ、該当する目的のためにのみデータが取り扱われ、機密保持義務の下で処理されるようにしています。
このような第三者の例として、以下が挙げられます：

ITサービスプロバイダー（セキュリティ、ホスティング、データ分析、電子メール配信、顧客関係管理、ID管理など）;
転居支援機関および人材紹介会社;
バックグラウンドチェックサービス（HirerightおよびStirling）;
外部サプライヤー（Manpower Staffing等）、Envaliorの採用および人材獲得管理を支援。

Envalior.com上のリンクから他のウェブサイトへアクセスする場合、それら企業のプライバシーおよびクッキーポリシーが適用されます。弊社では、個人情報を第三者へ販売することはありませんのでご留意ください。

6.1. Workable（アプリケーション・トラッキング・システムの供給元）

Workableは、Envaliorに応募者管理システムを提供するSaaS技術企業です。このソフトウェアはウェブベースで、採用や人材募集の電子的な管理を可能にします。本システムは、認証されたEnvalior担当者がイントラネット経由のシングルサインオンでアクセスし、Envalior ITネットワーク外からのアクセスは不可となっています。

6.2. 応募者はどのようにプライバシーステートメントおよび権利について認知されるか？

GDPRの定めに従い、Workableはプライバシー通知へのリンクを表示します：

Envaliorの採用ページ上
応募受付時に候補者へ送付される確認メール内
送信メールの署名欄にて直接連絡済み候補者（未応募者またはまだ応募していない個人）

6.3. 応募者によるデータ利用同意

すべての応募者は、各応募の最後に設けられたチェックボックスをオンにして、プライバシーノーティスを熟読し同意する必要があります。これがオフの場合、応募はキャンセルされ、データは保存・保持されません。同意がなければ応募は提出できません。

6.4. データ保持期間

お客様の個人データは、取得目的を達成するため（または法的要件に従うため）に必要な期間のみ保持し、その後、削除または匿名化されます。

応募データ（セクション2.3参照）は、応募日から12か月経過後に自動的に削除されます。これには、候補者が類似またはその他の適合する機会で連絡された場合のアーカイブ応募も含まれます。

候補者が現時点から6か月以内にEnvalior担当者とEメール、イベント、あるいは応募内で記録されたその他の活動を通じて連絡を取っている場合、これらは自動削除の対象外となります。候補者はいつでもWorkableアカウントにアクセスし同意の更新や取り消しが可能であり、その場合データは即時削除されます。

6.5. 国際間データ移転

Envaliorは、お客様の権利を保護し、確立された適切な保護措置（認定された法的十分性メカニズムや第三者との標準契約条項の利用等）が存在する国においてのみ個人データを保存・移転します。また、本リクルートメント向けプライバシーノーティスに従って、安全に取扱われるよう確保します。

6.6. データの安全性確保について

Envaliorは、お客様の個人データを最大限の注意を払って取扱います。当社は、お客様の個人データを紛失や改ざん、不正な開示、または不正使用から保護するために、様々な技術的および組織的対策を講じています。これらの対策により、情報セキュリティ規格の適用されるセキュリティ管理策に基づき、当社のシステムを保護しています。さらに、これらの対策が、適用されるデータ保護およびデータセキュリティ法に準拠していることを確保しています。

7. データ保護に関する権利について — プロフィールをENVALIORから削除できますか？

お客様には、個人情報へのアクセス、修正、または削除を要求する権利があります（法的に情報の保持が義務付けられている場合を除く）。これらの権利の行使をご希望の場合は、Envalior 採用ウェブサイトにログインするか、次のメールアドレスまでご連絡ください: Privacy@envalior.com 権利行使の際、具体的なご要望をお知らせいただくことで、より適切にご対応できます。従業員または外部候補者のいずれの場合でも、Workableシステムからのオプトアウトをいつでも選択できます。

外部候補者は、Envalior「Workable-ATS」セルフサービスポータルでプロフィールを削除するだけでオプトアウトできます。12ヶ月以上ご利用がない場合は、自動的に削除されます（リマインドメールにご返信がない場合）。

Envalior従業員は、“Ask Eva”でチケットを発行し、Workableから自身のデータ削除を申請できます。なお、Workableからデータが削除されると、システムが認識しなくなるため、ログインできなくなります。Envaliorによるデータの取扱い方法にご懸念がございましたら、ご連絡いただければ調査いたします。また、監督当局に対してEnvaliorへの苦情を申し立てる権利があることもご留意ください。お住まいの国または地域向けのエントリ。

注記：従業員データは、ATS（採用管理システム）内で当該者が求人に応募した場合、または応募中の場合のみ保持されます。

8. お客様の責任

Envaliorに提供いただく情報の正確性については、お客様自身が責任を負います。ご提供いただく情報は、正確かつ最新であり、いかなる点においても誤解を招かない内容であることが求められます。もし、推薦者（referee）など第三者に関する情報をご提供いただく場合、その情報提供および推薦者がEnvaliorによる本プライバシー通知に基づいた情報収集・処理に同意していることについてもお客様が責任を負います。

9. 本採用関連プライバシー通知に関するお問い合わせ方法

Envaliorによる個人データの利用や本プライバシー通知に関するご質問は、以下のメールアドレスまでご連絡ください。Privacy@envalior.com