Meld Misstand: Signaleer een potentieel compliance-issue

Envalior moedigt ook derden aan om hun zorgen te uiten, zodat eventuele kwesties kunnen worden gesignaleerd en opgelost.

Als u een zorg heeft, kunt u:

• mail ons op SpeakUp@envalior.com
• gebruik ons anonieme meldingsplatform in meer dan 50 talen via https://envalior.speakup.report/external
• bel ons anoniem in alle gangbare talen via een van de onderstaande telefoonnummers met behulp van de organisatiecode 107451.

U kunt toegang krijgen tot ons meldingsplatform met de volgende QR-code (gebruik de camera van uw telefoon):

Envalior moedigt alle medewerkers aan om hun zorgen te uiten, zodat eventuele kwesties tijdig kunnen worden gesignaleerd en opgelost. Wij geloven in open dialoog en feedback en stimuleren iedereen om eerst contact te zoeken met hun direct leidinggevende en/of HR. Indien nodig, spreek uw zorg uit bij de leidinggevende van uw manager.

Voor meer ernstige kwesties waarbij een open dialoog of gesprek niet mogelijk is, kunt u gebruik maken van ons SpeakUp-kanaal.

Wij zullen de identiteit of anonimiteit van een melder beschermen en tolereren geen enkele vorm van represailles tegen medewerkers die in goed vertrouwen melding maken.

Om contact met ons op te nemen, kunt u:

• mail ons op SpeakUp@envalior.com
• gebruik ons anonieme meldplatform in meer dan 50 talen via https://envalior.speakup.report/internal
• bel ons anoniem in alle hoofdtaalgebieden via een van de onderstaande telefoonnummers en gebruik de organisatietoegangscode 107429.

U kunt toegang krijgen tot ons meldplatform met onderstaande QR-code (gebruik hiervoor de camera van uw telefoon):

Juli 2023, Versie 1

1. Doel van dit beleid

Veel factoren dragen bij aan het succes van ons bedrijf. Naast de kennis en vaardigheden van onze medewerkers, omvatten deze hun waarde gebaseerde, verantwoordelijke en wettelijke gedrag. Als wereldwijd bedrijf dragen we wereldwijde verantwoordelijkheid voor correct handelen. Envalior verwacht daarom dat haar medewerkers altijd volledig voldoen aan alle toepasselijke wetten en interne beleidslijnen en procedures. Daarnaast verwacht Envalior ook dat haar zakenpartners zich houden aan wettelijke bepalingen en internationale normen in verband met hun zakelijke activiteiten.

Dit beleid is een belangrijk onderdeel van het waarborgen van onze bedrijfswaarden en stelt ons in staat om in een vroeg stadium te reageren om mogelijke schade aan Envalior, haar medewerkers, zakenpartners en andere betrokken partijen te voorkomen, of om corrigerende maatregelen te nemen in geval van overtredingen. Het is daarom belangrijk voor Envalior om een duidelijke en transparante klachtenprocedure te bieden.

2. Doelgroep van dit beleid

Iedereen (bijvoorbeeld huidige, voormalige of toekomstige medewerkers, consultants, leveranciers of derden die op welke manier dan ook verbonden zijn met Envalior als leveranciers, klanten, enz.) die een overtreding ervaart van ons beleid of de wet, wordt aangemoedigd om zich uit te spreken en hun zorgen te melden te goeder trouw.

Iedereen kan een melding of klacht indienen. Om organisatorische redenen hebben we één kanaal voor Envalior-medewerkers en een apart kanaal voor iedereen anders. Beide kanalen volgen hetzelfde proces en worden beheerd door hetzelfde team binnen onze Compliance-organisatie.

3. Onderwerp van dit beleid

Elk mogelijk wangedrag dat gerelateerd is aan Envalior kan worden gemeld.

VoorbeeldVoorbeelden zijn:

• een situatie in strijd met onze Gedragscode of onze Beleidspunten,
• een daadwerkelijke of mogelijke overtreding van wetten of regelgeving,
• een criminele activiteit (bijv. een overtreding van de mededingingswetgeving),
• een situatie die een bedreiging vormt of ernstige schade toebrengt aan het algemeen belang,
• een situatie die leidt tot schendingen van mensenrechten of fundamentele vrijheden,
• discriminatie, intimidatie of pesten op de werkvloer,
• een overtreding op het gebied van gezondheid en veiligheid of het milieu,
• represailles tegen iemand die te goeder trouw iets meldt.

Melden te goeder trouw betekent een melding doen naar beste kunnen, zonder represailles voor ogen te hebben en niet uit eigenbelang.

Gebruik dit procesniet om het volgende te doen:

• melding maken van gebeurtenissen die een direct gevaar vormen voor leven of eigendommen. Bel in plaats daarvan de lokale autoriteiten of 112 op uw mobiele telefoon.
• klachten melden die betrekking hebben op uw arbeidsovereenkomst.
• persoonlijke of juridische geschillen nastreven.
• opzettelijk valse meldingen of beschuldigingen doen.

4. Meldkanalen

Bij Envalior stimuleren we een cultuur van open dialoog. Als u een medewerker van Envalior bent, moedigen wij u aan een vermoede situatie te melden bij uw leidinggevende of HR-contactpersoon. Voelt u zich daar niet prettig bij, of bent u geen medewerker van Envalior, dan kunt u één van de volgende kanalen gebruiken (u vindt informatie over de verwerking van persoonsgegevens in paragraaf 6):

E-mail

• SpeakUp@envalior.com

Persoonlijk vertrouwelijk gesprek

• Vraag een afspraak aan door contact op te nemen met het Compliance-team (persoonlijk of per e-mail)

Online (gratis, tekst- of spraakmeldingen, anoniem melden mogelijk):

• Envalior medewerkers:
  https://envalior.speakup.report/internal
• Alle overige personen:
  https://envalior.speakup.report/external
• Aanvullende contactinformatie is te vinden op https://www.envalior.com/en-us/about/website-info/speak-up.html. Daar vindt u ook lokale telefoonnummers voor het geval u een melding telefonisch wilt indienen.

5. Klachtproces en Procedure

Een Compliance-professional bevestigt de ontvangst van uw melding binnen 7 dagen na indiening. Als u anoniem online een klacht heeft ingediend, zorg er dan voor dat u uw case-informatie noteert zodat u op de hoogte blijft van updates. Anonieme meldingen blijven altijd anoniem en Envalior kan en zal niet achterhalen wie de melding heeft gedaan.

Envalior streeft ernaar uw melding zorgvuldig en snel te onderzoeken. U kunt ons helpen door zoveel mogelijk details over de zaak te geven. Wij stellen het op prijs als u bereid bent eventuele vervolgvragen tijdens dit proces te beantwoorden (met behoud van anonimiteit indien gewenst).

Na afronding van het onderzoek zal het management van Envalior, geadviseerd door Compliance, beslissen of er actie wordt ondernomen tegen bedrijven of personen die mogelijk door uw melding worden geraakt. We informeren de persoon die de klacht heeft ingediend uiterlijk drie maanden na indiening over de voortgang van het onderzoek en onze reactie.

Twee jaar na afsluiting van de zaak worden alle persoonlijke gegevens uit de zaak verwijderd, zoals vereist door de relevante wetgeving.

6. Vertrouwelijkheid en Gegevensbescherming

Door het communicatiekanaal te selecteren, bepaalt de melder (bijv. de Envalior-medewerker) zelf hoeveel persoonlijke gegevens met Envalior worden gedeeld bij het indienen van de melding.

Wanneer u een melding per e-mail of persoonlijk indient, slaan wij persoonlijke informatie van de melder op (zoals naam, e-mail of contact info).

Wanneer u een zaak indient via ons online platform, slaat onze externe dienstverlener een zaaknummer en een door u gekozen wachtwoord op. Envalior heeft geen toegang tot uw wachtwoord of uw IP-adres. We hebben een betrouwbare leverancier geselecteerd om ons externe platform te beheren; deze partij wordt door veel bedrijven wereldwijd vertrouwd en is een expert op dit gebied. De leverancier slaat alle gegevens op binnen de EU en heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om de door een melder verstrekte informatie te beschermen.

Afhankelijk van het detailniveau dat door de melder wordt verstrekt, verwerken wij persoonsgegevens (zoals namen, geslacht, adressen, e-mailadressen of telefoonnummers) van beschuldigden en getuigen.

Binnenkomende meldingen worden verwerkt door geselecteerde experts binnen onze Compliance-organisatie. Dit team bestaat uit gekwalificeerde juristen die bekend zijn met alle toepasselijke wetten. Zij zijn geïnformeerd over de geldende vertrouwelijkheidseisen en zullen alle details van de zaak vertrouwelijk behandelen zoals wettelijk vereist.

Envalior is niet van plan om gevoelige persoonsgegevens te verzamelen of te verwerken (d.w.z. informatie over iemands raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens over gezondheid, gegevens betreffende seksueel leven of seksuele geaardheid) of strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten. Als dergelijke gegevens relevant en materieel zijn voor de zaak (bijvoorbeeld tijdens een onderzoek naar seksuele intimidatie), streeft Envalior ernaar om het verzamelen en verwerken van dergelijke gevoelige persoonsgegevens te minimaliseren en te zorgen voor passende waarborgen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

In het geval dat wij de identiteit van een melder kennenVerder is het ons toegestaan (en behouden wij ons het recht voor) om deze informatie te delen als dit is toegestaan of vereist door de wet. Situaties waarin wij dit kunnen doen zijn onder meer de start van strafrechtelijke procedures, gerechtelijke acties of andere administratieve zaken. Tenzij dit verboden is door de geldende wetgeving, en waar mogelijk, zullen wij de melder vooraf informeren over het delen van deze informatie.

Wanneer Envalior binnenkomende meldingen verwerkt, verwerken wij persoonlijke informatie volgens Artikel 10 AVG (voor mogelijk strafbaar gedrag), en respectievelijk Artikelen 9 en/of 6 AVG (voor alle andere verzoeken).

Na afronding van het onderzoek zullen wij alle personen die onderwerp waren van het onderzoek informeren. Vanwege strikte wetten ter bescherming van de melder kunnen wij geen specifieke details van het onderzoek bekendmaken. Afhankelijk van de toepasselijke beperkingen hebben de personen die onderwerp waren van een onderzoek rechten volgens de AVG en de lokale privacywetgeving om bepaalde informatie, correctie of verwijdering van hun persoonlijke gegevens die tijdens dit proces door Envalior zijn opgeslagen, te verzoeken. Elke melder die opzettelijk of door grove nalatigheid onjuiste informatie rapporteert over overtredingen geniet geen privacybescherming.

7. Bescherming voor melders die in dienst zijn

Envalior zal geen discriminatie toestaan tegen werknemers die te goeder trouw vermoedelijk wangedrag melden, noch zullen wij enige discriminatie van iemand binnen het bedrijf tolereren. Daarnaast zal Envalior voldoen aan de toepasselijke wetten die bescherming vereisen van iedere melder die te goeder trouw een klacht indient.

8. Beleidsverantwoordelijke en contactinformatie

Dit beleid valt onder de verantwoordelijkheid van Compliance.

Voor eventuele vragen over dit beleid of de daarin beschreven verwerkingen kunt u gerust contact opnemenneem contact op met Compliance@Envalior.com.

Juli 2023, Versie 1

1. Doel van dit beleid

Veel factoren dragen bij aan het succes van ons bedrijf. Naast de kennis en vaardigheden van onze medewerkers, omvat dit ook hun waardegedreven, verantwoordelijke en conforme gedrag volgens de wet. Als wereldwijd bedrijf dragen we overal verantwoordelijkheid voor correct gedrag. Envalior verwacht daarom van haar medewerkers dat zij altijd volledig in overeenstemming met alle toepasselijke wetten en interne beleidslijnen en procedures handelen. Daarnaast verwacht Envalior ook van haar zakenpartners dat zij binnen hun zakelijke activiteiten de wettelijke bepalingen en internationale standaarden naleven.

Dit beleid is een belangrijk onderdeel van het waarborgen van onze bedrijfswaarden en stelt ons in staat om vroegtijdig te reageren om mogelijke schade aan Envalior, haar medewerkers, zakenpartners en andere betrokkenen te voorkomen, of om corrigerende maatregelen te nemen bij overtredingen. Daarom is het voor Envalior belangrijk om een duidelijke en transparante klachtenprocedure te bieden.

2. Doelgroep van dit beleid

Iedereen (bijvoorbeeld huidige, voormalige of toekomstige medewerkers, adviseurs, leveranciers of derden die op enigerlei wijze met Envalior verbonden zijn als leverancier, klant, enz.) die een overtreding van ons beleid of de wet ervaart, wordt aangemoedigd om zich uit te spreken en hun zorgen te melden in goed vertrouwen.

Iedereen kan een melding of klacht indienen. Om organisatorische redenen hebben wij een kanaal voor Envalior-medewerkers en een apart kanaal voor alle anderen. BeBeide kanalen volgen hetzelfde proces en worden beheerd door hetzelfde team binnen onze compliance-organisatie.

3. Onderwerp van deze richtlijn

Elk mogelijk wangedrag dat verband houdt met Envalior kan worden gemeld.

Voorbeelden zijn:

• een situatie in strijd met onze Gedragscode voor Zakelijke Ethiek of ons beleid,
• een daadwerkelijke of potentiële overtreding van wetten of regelgeving,
• een criminele activiteit (bijv. een schending van mededingingswetten),
• een situatie die een bedreiging vormt of ernstige schade toebrengt aan het algemeen belang,
• een situatie die leidt tot schendingen van mensenrechten of fundamentele vrijheden,
• discriminatie, intimidatie of pesten op de werkvloer,
• een overtreding met betrekking tot gezondheid, veiligheid of het milieu,
• represailles tegen iedereen die te goeder trouw een melding maakt.

Te goeder trouw melden betekent een melding doen naar beste kunnen, zonder vergeldingsintentie en niet uit eigenbelang.

Gelievenietdit proces te gebruiken om:

• gebeurtenissen te melden die een directe bedreiging vormen voor leven of eigendom. Neem in plaats daarvan contact op met lokale autoriteiten of bel 112 via uw mobiele telefoon.
• klachten te melden die u mogelijk heeft met betrekking tot uw arbeidsovereenkomst.
• persoonlijke of juridische geschillen na te streven.
• bewust valse claims of beschuldigingen te maken.

4. Meldingskanalen

Bij Envalior bevorderen we een open dialoogcultuur. Als u bij Envalior werkt, wordt u aangemoedigd om een vermoedelijk incident te melden bij uw leidinggevende of HR-contactpersoon. Voelt u zich daarbij niet prettig of bent u geen medewerker, dan kunt u een van de volgende kanalen gebruiken (details over de opslag van persoonsgegevens vindt u onder punt 6):

E-mail

• SpeakUp@envalior.com

Persoonlijk, vertrouwelijk gesprek

• Maak alstublieft een aafspraak met het Compliance-team (persoonlijk of per e-mail)

Online (gratis, tekst- of spraakindiening,anonieme indiening mogelijk):

• Medewerkers van Envalior:
  https://envalior.speakup.report/internal
• Alle andere personen:
  https://envalior.speakup.report/external
• Meer contactinformatie vindt u ophttps://www.envalior.com/en-us/about/website-info/speak-up.html. Daar vindt u ook lokale telefoonnummers als u een melding telefonisch wilt doen.

5. Klachtenprocedure en verloop

Een complianceprofessional bevestigt de ontvangst van uw melding binnen 7 dagen na indiening. Als u anoniem online een klacht heeft ingediend, zorg er dan voor dat u uw toegangsgegevens tot de zaak noteert, zodat u updates kunt ontvangen. Anonieme meldingen blijven altijd anoniem en Envalior kan en zal niet herleiden wie de melding heeft ingediend.

Envalior streeft ernaar uw melding zorgvuldig en snel te onderzoeken. U kunt ons helpen door zoveel mogelijk informatie over de zaak te verstrekken. We waarderen het als u bereid bent eventuele vervolgvragen tijdens dit proces te beantwoorden (terwijl anonimiteit wordt behouden als u dat wenst).

Na afronding van het onderzoek beslist het management van Envalior, geadviseerd door Compliance, of er maatregelen worden genomen tegen bedrijven of individuen die mogelijk door uw melding worden geraakt. Uiterlijk drie maanden na de indiening stellen wij de melder op de hoogte van de status van het onderzoek en onze reactie.

Twee jaar na afsluiting van de zaak verwijderen wij alle persoonsgegevens uit het dossier, zoals voorgeschreven door de geldende wetgeving.

6. Vertrouwelijkheid en gegevensbescherming

Door het communicatiekanaal te selecteren, geeft de melder (bijvoorbeeld,de Envalior-medewerker) heeft de controle over het niveau van persoonlijke gegevens dat met Envalior wordt gedeeld bij het indienen van het rapport.

Wanneer u een melding indient per e-mail of persoonlijk, slaan wij persoonlijke informatie van de melder op (zoals naam, e-mailadres of contactgegevens).

Wanneer u een melding indient via ons online platform, zal onze externe dienstverlener een zaaknummer en een door u gekozen wachtwoord opslaan. Envalior heeft geen toegang tot uw wachtwoord of uw IP-adres. Wij hebben een betrouwbare leverancier geselecteerd om ons externe platform te beheren, die door veel bedrijven wereldwijd wordt vertrouwd en een expert is op dit gebied. De leverancier slaat alle gegevens op binnen de EU en heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om de informatie van de melder te beschermen.

Afhankelijk van het detailniveau dat door de melder wordt verstrekt, zullen wij persoonsgegevens verwerken (zoals namen, geslacht, adressen, e-mailadressen of telefoonnummers) van de beschuldigden en getuigen.

Binnenkomende meldingen worden behandeld door geselecteerde experts binnen onze Compliance-organisatie. Dit team bestaat uit gekwalificeerde juristen die bekend zijn met alle toepasselijke wet- en regelgeving. Zij zijn op de hoogte van de geldende vertrouwelijkheidseisen en zullen alle zaakdetails vertrouwelijk behandelen zoals wettelijk vereist.

Het is niet de bedoeling van Envalior om gevoelige persoonsgegevens te verzamelen of te verwerken (d.w.z. informatie over iemands ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens over gezondheid, gegevens over seksueel leven of seksuele geaardheid) of strafrechtelijke veroordelingen en overtredingen. Indien dergelijke gegevens relevant en materieel zijn voor de zaak (bijvoorbeeld tijdens een oBij onderzoeken naar seksuele intimidatie streeft Envalior ernaar elke verzameling en verwerking van zulke gevoelige persoonsgegevens te minimaliseren en de juiste waarborgen te treffen overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.

In het geval dat wij de identiteit van een melder kennen, mogen wij deze informatie delen als dit wettelijk is toegestaan of vereist. Voorbeelden hiervan zijn het starten van strafrechtelijke procedures, rechtszaken of andere administratieve zaken. Tenzij dit verboden is door toepasselijke wetgeving, en waar mogelijk, zullen wij de melder vooraf informeren over het delen van deze informatie.

Wanneer Envalior binnengekomen meldingen verwerkt, verwerken wij persoonsgegevens volgens Artikel 10 GDPR (voor mogelijk crimineel gedrag) en respectievelijk Artikelen 9 en/of 6 GDPR (voor alle andere meldingen).

Na afronding van het onderzoek zullen wij alle personen die onderwerp van het onderzoek waren hiervan op de hoogte stellen. Vanwege strikte klokkenluidersbeschermingswetten kunnen wij geen specifieke details van het onderzoek bekendmaken. Behoudens de toepasselijke beperkingen hebben de personen die onderwerp waren van een onderzoek rechten volgens de AVG en lokale privacywetgeving om bepaalde informatie, correctie of verwijdering van hun door Envalior opgeslagen persoonsgegevens tijdens dit proces te verzoeken. Iedere melder die opzettelijk of door grove nalatigheid onjuiste informatie over overtredingen rapporteert, geniet geen privacybescherming.

7. Bescherming voor werknemers die een melding doen

Envalior zal geen onderscheid maken tegen werknemers die vermoedens van wangedrag te goeder trouw melden, en wij tolereren geen enkele vorm van discriminatie hiervan binnen het bedrijf. Bovendien zal Envalior voldoen aan de toepasselijke wetgeving die dit vereistde bescherming van elke melder die te goeder trouw een klacht heeft ingediend.

8. Eigenaar van het beleid en contactinformatie

Dit beleid is in het bezit van Compliance.

Voor vragen over dit beleid of de hierin beschreven procedures kunt u contact opnemen met Compliance@Envalior.com.