SPREEK JE UIT: MELD EEN MOGELIJK NALEVINGSPROBLEEM

Juli 2023, Versie 1

      1 Zweck dieser Richtlinie

Viele Faktoren tragen zum Erfolg unseres Unternehmens bei. Dazu gehört neben den Kenntnissen und Fähigkeiten unserer Mitarbeitenden auch ihr wertebasiertes, verantwortungsbewusstes und gesetzeskonformes Verhalten. Als globales Unternehmen tragen wir weltweit Verantwortung für korrektes Verhalten. Envalior erwartet daher von seinen Mitarbeitenden, dass sie stets in voller Übereinstimmung mit allen geltenden Gesetzen und internen Richtlinien und Verfahren handeln. Darüber hinaus erwartet Envalior auch von seinen Geschäftspartnern, dass sie im Zusammenhang mit ihrer Geschäftstätigkeit gesetzliche Bestimmungen und internationale Standards einhalten.

Diese Richtlinie ist ein wichtiger Bestandteil der Sicherung unserer Unternehmenswerte und ermöglicht es uns, frühzeitig zu reagieren, um möglichen Schaden von Envalior, seinen Mitarbeitenden, Geschäftspartnern und anderen Betroffenen abzuwenden oder bei Verstößen Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Daher ist es für Envalior wichtig, ein klares und transparentes Beschwerdeverfahren bereitzustellen.

      2 Zielgruppe dieser Richtlinie

Jede Person (z. B. aktive, ehemalige oder zukünftige Mitarbeitende, Berater, Lieferanten oder Dritte, die in irgendeiner Weise mit Envalior als Lieferanten, Kunden usw. verbunden sind), die einen Verstoß gegen unsere Richtlinien oder das Gesetz erfährt, wird ermutigt, sich zu äußern und ihre Bedenken in gutem Glauben zu melden.

Jede Person kann eine Meldung oder Beschwerde einreichen. Aus organisatorischen Gründen betreiben wir einen Kanal für Envalior-Mitarbeitende und einen separaten Kanal für alle anderen. Beide Kanäle folgen dem gleichen Prozess und werden vom gleichen Team in unserer Compliance-Organisation betrieben.

      3 Gegenstand dieser Richtlinie

Jedes mögliche Fehlverhalten, das im Zusammenhang mit Envalior steht, kann gemeldet werden.

Beispiele hierfür sind:

• eine Situation, die gegen unseren Kodex der Geschäftsethik oder unsere Richtlinien verstößt,
• ein tatsächlicher oder potenzieller Verstoß gegen Gesetze oder Vorschriften,
• eine kriminelle Handlung (z.B. ein Verstoß gegen das Kartellrecht),
• eine Situation, die eine Bedrohung darstellt oder dem öffentlichen Interesse ernsthaften Schaden zufügt,
• eine Situation, die zu Verletzungen der Menschenrechte oder Grundfreiheiten führt,
• Diskriminierung, Belästigung oder Mobbing am Arbeitsplatz,
• Verstöße gegen die Gesundheit und Sicherheit oder die Umwelt,
• Vergeltungsmaßnahmen gegen jeden, der sich in gutem Glauben zu Wort gemeldet hat.

Meldung in gutem Glauben bedeutet eine Meldung, die nach bestem Wissen und Gewissen erfolgt, ohne Vergeltungsabsicht und nicht im Streben nach persönlichem Vorteil.

Bitte verwenden Sie diesen Prozess nicht, um:

• Ereignisse zu melden, die eine unmittelbare Bedrohung für Leben oder Eigentum darstellen. Rufen Sie stattdessen die örtlichen Behörden oder die 112 auf Ihrem Handy an.
• Beschwerden zu melden, die Sie möglicherweise in Bezug auf Ihren Arbeitsvertrag haben.
• persönliche oder rechtliche Streitigkeiten zu verfolgen.
• wissentlich falsche Behauptungen oder Anschuldigungen aufstellen.

      4 Rapportage-Kanäle

Bei Envalior fördern wir eine Kultur des offenen Dialogs. Wenn Sie bei Envalior angestellt sind, fühlen Sie sich bitte ermutigt, einen vermuteten Vorfall Ihrem Vorgesetzten oder Ihrem HR-Ansprechpartner zu melden. Wenn Sie sich dabei nicht wohl fühlen oder kein Mitarbeitender sind, können Sie einen der folgenden Kanäle nutzen (Details zur Speicherung personenbezogener Daten finden sich in Ziffer 6):

      5 Beschwerdeverfahren und -verfahren

Ein Compliance-Experte wird den Eingang Ihrer Meldung innerhalb von 7 Tagen nach Einreichung bestätigen. Wenn Sie eine Online-Beschwerde anonym eingereicht haben, stellen Sie bitte sicher, dass Sie Ihre Fallzugangsdaten notieren, um Fallaktualisierungen erhalten zu können. Anonyme Meldungen bleiben immer anonym und Envalior kann und wird nicht reproduzieren, wer sie eingereicht hat.

Envalior bemüht sich, Ihre Meldung gewissenhaft und schnell zu untersuchen. Sie können uns helfen, indem Sie so viele Falldetails wie möglich angeben. Wir würden uns freuen, wenn Sie uns während dieses Prozesses weitere Fragen beantworten (unter Wahrung der Anonymität, wenn Sie dies wünschen).

Nach Abschluss der Untersuchung entscheidet das Envalior-Management, beraten von Compliance, ob Maßnahmen gegen Unternehmen oder Einzelpersonen ergriffen werden, die von Ihrer Meldung betroffen sein könnten. Wir werden die Person, die die Beschwerde eingereicht hat, spätestens drei Monate nach Einreichung über den Stand der Untersuchung und unsere Antwort informieren.

Zwei Jahre nach Abschluss des Falles werden wir alle personenbezogenen Daten aus dem Fall entfernen, wie es das entsprechende Gesetz vorschreibt.

      6 Vertraulichkeit und Datenschutz

Der Fallberichterstattende (z. B. der Mitarbeitende von Envalior) hat durch Auswahl des Kommunikationskanals die Kontrolle über den Umfang der personenbezogenen Daten, die bei der Einreichung der Meldung an Envalior weitergegeben werden.

Wenn Sie einen Fall per E-Mail oder persönlich einreichen, speichern wir personenbezogene Daten über den Hinweisgeber (z. B. Name, E-Mail-Adresse oder Kontaktinformationen).

Wenn Sie einen Fall über unsere Online-Plattform einreichen, speichert unser externer Dienstleister eine Fallnummer und ein von Ihnen gewähltes Passwort. Envalior hat keinen Zugriff auf Ihr Passwort oder Ihre IP-Adresse. Für den Betrieb unserer externen Plattform haben wir uns für einen zuverlässigen Anbieter entschieden, dem viele Unternehmen auf der ganzen Welt vertrauen und der ein Experte auf diesem Gebiet ist. Der Anbieter speichert alle Daten in der EU und verfügt über geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um die von einem Fallberichterstattenden bereitgestellten Informationen zu schützen.

Je nach Detaillierungsgrad des Hinweisgebenden verarbeiten wir personenbezogene Daten (z.B. Namen, Geschlecht, Adressen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern) von Beschuldigten und Zeugen.

Eingehende Meldungen werden von ausgewählten Experten unserer Compliance-Organisation bearbeitet. Dieses Team besteht aus qualifizierten Anwälten, die mit allen geltenden Gesetzen vertraut sind. Sie wurden über die geltenden  Vertraulichkeitsanforderungen informiert und behandeln alle Falldetails vertraulich, wie es das Gesetz vorschreibt.

Envalior beabsichtigt nicht, sensible personenbezogene Daten (d. h. Informationen über die rassische oder ethnische Herkunft einer Person, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische Daten, biometrische Daten, Gesundheitsdaten, Daten über das Sexualleben oder die sexuelle Orientierung) oder strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten zu erheben oder zu verarbeiten. Wenn solche Daten für den Fall relevant und wesentlich sind (z. B. während einer Untersuchung wegen sexueller Belästigung), ist Envalior bestrebt, die Erhebung und Verarbeitung solcher sensiblen personenbezogenen Daten zu minimieren und sicherzustellen, dass angemessene Sicherheitsvorkehrungen in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen getroffen werden.

Falls wir die Identität eines Hinweisgebenden kennen, sind wir berechtigt (und behalten uns das Recht vor), diese Informationen weiterzugeben, wenn dies gesetzlich zulässig oder vorgeschrieben ist. Zu den Szenarien, in denen wir dies tun können, gehören die Einleitung von Strafverfahren, Gerichtsverfahren oder anderen Verwaltungsangelegenheiten. Sofern dies nicht durch geltendes Recht verboten ist, und wo immer möglich, werden wir den Meldenden im Voraus über eine solche Informationsweitergabe informieren.

Wenn Envalior eingehende Meldungen verarbeitet, verarbeiten wir personenbezogene Daten gemäß Artikel 10 DSGVO (für potenziell kriminelles Verhalten) bzw. Artikel 9 und/oder 6 DSGVO (für alle anderen Anfragen).

Nach Abschluss der Untersuchung werden wir alle Personen informieren, die Gegenstand der Untersuchung waren. Aufgrund strenger Hinweisgeberschutzgesetze können wir keine konkreten Details der Untersuchung bekannt geben. Vorbehaltlich der geltenden Einschränkungen haben die Personen, die Gegenstand einer Untersuchung waren, gemäß der DSGVO und den lokalen Datenschutzgesetzen das Recht, bestimmte Informationen, Korrekturen oder die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, die von Envalior während dieses Prozesses gespeichert wurden. Jeder Hinweisgebende, der vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen über Verstöße meldet, genießt keinen Schutz der Privatsphäre.

      7 Schutz von Mitarbeitenden

Envalior wird weder Mitarbeitende diskriminieren, die mutmaßliches Fehlverhalten in gutem Glauben melden, noch tolerieren wir eine solche Diskriminierung durch jemanden im Unternehmen. Darüber hinaus wird Envalior die geltenden Gesetze einhalten, die den Schutz jedes Hinweisgebenden erfordern, der in gutem Glauben eine Beschwerde eingereicht hat.

      8 Richtlinieninhaber und Kontaktinformationen

Diese Richtlinie wird von Compliance verantwortet.

Wenn Sie Fragen zu dieser Richtlinie oder der darin beschriebenen Verarbeitung haben, wenden Sie sich bitte an Compliance@Envalior.com.

Klachtenbeleid

Juli 2023, versie 1

      1 Doel van dit beleid

Veel factoren dragen bij aan het succes van ons bedrijf. Naast de kennis en vaardigheden van onze medewerkers gaat het onder meer om hun op waarden gebaseerd, verantwoordelijk en rechtmatig gedrag. Als wereldwijd opererend bedrijf hebben wij een wereldwijde verantwoordelijkheid voor correct gedrag. Envalior verwacht daarom van haar medewerkers dat zij altijd handelen in volledige overeenstemming met alles toepasselijke wetten en interne beleidslijnen en procedures.  Bovendien verwacht Envalior ook van haar zakenpartners dat zij zich houden aan juridisch bepalingen en internationale normen in verband met hun bedrijfsactiviteiten.

Dit beleid is een belangrijk onderdeel van het waarborgen van onze bedrijfswaarden en stelt ons in staat om in een vroeg stadium te reageren om mogelijke schade aan Envalior, haar werknemers, zakenpartners en andere betrokken partijen te voorkomen of om corrigerende maatregelen te nemen in geval van schendingen. Het is daarom belangrijk dat Envalior zorgt voor een duidelijke en transparante klachtenprocedure.

      2 Doelgroep van dit beleid

Elke persoon (bijv. actieve, voormalige of toekomstige werknemers, consultants, leveranciers of derden die op enigerlei wijze verband houden met Envalior als leveranciers, klanten enz.) die een schending van ons beleid of de wet ervaart, wordt aangemoedigd om zich uit te spreken en hun zorgen te goeder trouw te melden.

Iedereen kan een melding of klacht indienen. Om organisatorische redenen hebben we één kanaal voor Envalior medewerkers en een apart kanaal voor alle anderen. Beide kanalen volgen hetzelfde proces en worden beheerd door hetzelfde team in onze Compliance-organisatie.

      3 Onderwerp van dit beleid

Elk mogelijk wangedrag dat verband houdt met Envalior kan worden gemeld.

Voorbeelden hiervan zijn:

• een situatie die in strijd is met onze Code voor Bedrijfsethiek of ons Beleid,
• een (potentiële) overtreding van wet- of regelgeving,
• een criminele activiteit (bijv. een overtreding van de antitrustwetgeving),
• een situatie die een bedreiging vormt of ernstige schade toebrengt aan het algemeen belang;
• een situatie die leidt tot schendingen van de mensenrechten of de fundamentele vrijheden,
• discriminatie, intimidatie of pesterijen op het werk;
• een overtreding met betrekking tot de gezondheid en veiligheid of het milieu;
• vergelding tegen iedereen die zich te goeder trouw heeft uitgesproken.

Te goeder trouw melden betekent een onderwerping die naar beste vermogen is gedaan, zonder vergeldingsintentie en niet met het nastreven van persoonlijk gewin.

 Gebruik dit proces niet om:

• Gebeurtenissen melden die een onmiddellijke bedreiging vormen voor het leven of eigenschap. Bel in plaats daarvan de lokale autoriteiten of 112 op uw mobiel.
• Meld eventuele klachten met betrekking tot uw arbeidsovereenkomst.
• persoonlijke of juridisch geschillen na te streven.
• willens en wetens valse beweringen of beschuldigingen uiten.

      4 Meldingskanalen

Bij Envalior bevorderen we een cultuur van open dialoog. Als u een Envalior werknemer bent, voel u dan aangemoedigd om een vermoeden van een incident te melden aan uw lijnmanager of uw HR-contactpersoon. Als u zich hier niet prettig bij voelt, of als u geen Envalior werknemer bent, kunt u een van de volgende kanalen gebruiken (u vindt details over de verwerking van persoonlijke informatie in sectie 6):

      5 Klachtenprocedure en -procedure

Een Compliance professional zal binnen 7 dagen na indiening de ontvangst van uw melding bevestigen. Als je anoniem een online klacht hebt ingediend, zorg er dan voor dat je de toegangsgegevens van je zaak noteert om updates over de zaak te kunnen ontvangen. Anonieme meldingen blijven altijd anoniem en Envalior kunnen en zullen niet reproduceren wie ze heeft ingediend.

Envalior spannen ons in om uw melding zorgvuldig en snel te onderzoeken. U kunt ons helpen door zoveel mogelijk details over de zaak te verstrekken. We stellen het op prijs als u bereid bent om eventuele vervolgvragen die we tijdens dit proces hebben te beantwoorden (met behoud van anonimiteit als u dat wilt).

Na afronding van het onderzoek zal Envalior management, geadviseerd door Compliance, beslissen of er actie wordt ondernomen tegen bedrijven of personen die mogelijk door uw melding worden getroffen. Uiterlijk drie maanden na indiening informeren wij de indiener van de klacht over de stand van zaken van het onderzoek en onze reactie.

Twee jaar na het sluiten van de zaak zullen we alles persoonlijke informatie uit de zaak verwijderen zoals voorgeschreven door de relevante wetgeving.

     6 Vertrouwelijkheid en gegevensbescherming

Door het communicatiekanaal te selecteren, heeft de casusmelder (bijv. de Envalior medewerker) controle over het niveau van persoonlijke gegevens die met Envalior worden gedeeld bij het indienen van de melding.

Wanneer u een zaak per e-mail of persoonlijk indient, slaan we persoonlijke informatie over ons de melder op (zoals naam, e-mailadres of contactgegevens).

Wanneer u een zaak indient via ons online platform, slaat onze externe dienst provider een zaaknummer en een door u gekozen wachtwoord op. Envalior heeft geen toegang tot uw wachtwoord of uw IP-adres. We hebben een betrouwbare provider geselecteerd om ons externe platform te beheren, die door veel bedrijven over de hele wereld wordt vertrouwd en die een expert is op dit gebied. De aanbieder slaat alles gegevens op in de EU en heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om de informatie die door een casusmelder wordt verstrekt, te beschermen.

Afhankelijk van de mate van gedetailleerdheid die door de melder wordt verstrekt, verwerken wij persoonsgegevens (bijv. namen, geslacht, adressen, e-mailadressen of telefoonnummers) van verdachten en getuigen.

Binnenkomende meldingen worden verwerkt door geselecteerde experts in onze Compliance-organisatie. Dit team is bemand met gekwalificeerde advocaten die bekend zijn met alles toepasselijke wetgeving. Ze zijn vertrouwd met de toepasselijke vertrouwelijkheidsvereisten en zullen alles zaakgegevens vertrouwelijk houden zoals vereist door de wet.

Envalior heeft niet de intentie om gevoelige persoonsgegevens te verzamelen of te verwerken (d.w.z. informatie over ons ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of filosofische overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens over gezondheid, gegevens over seksleven of seksuele geaardheid) of strafrechtelijke veroordelingen en overtredingen. Als dergelijke gegevens relevant en materiaal zijn voor de zaak (bijvoorbeeld tijdens een onderzoek naar seksuele intimidatie), streeft Envalior ernaar om het verzamelen en verwerking van dergelijke gevoelige persoonsgegevens tot een minimum te beperken en ervoor te zorgen dat er passende waarborgen zijn in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

In het geval dat we de identiteit van een melder kennen, mogen we (en behouden we ons het recht) voor om deze informatie te delen als dit wettelijk is toegestaan of vereist. Scenario's waarin we dit kunnen doen, zijn onder meer het starten van een strafrechtelijke procedure, gerechtelijke procedures of andere administratieve zaken. Tenzij verboden door de toepasselijke wetgeving, en waar mogelijk, zullen we de melder van tevoren op de hoogte stellen van het delen van dergelijke informatie.

Wanneer Envalior binnenkomende meldingen verwerkt, verwerken we persoonsgegevens in overeenstemming met respectievelijk artikel 10 van de AVG (voor mogelijk crimineel gedrag) en artikel 9 en/of 6 van de AVG (voor alles andere vragen).

Na afronding van het onderzoek zullen wij alles personen die onderwerp van het onderzoek waren, informeren. Vanwege strikte wetten ter bescherming van melders kunnen we geen specifieke details van het onderzoek bekendmaken. Onder voorbehoud van toepasselijke beperkingen hebben de personen die het onderwerp waren van een onderzoek volgens de AVG en de lokale privacywetgeving het recht om bepaalde informatie, correctie of verwijdering van hun persoonlijke gegevens die tijdens dit proces door Envalior zijn opgeslagen, te vragen. Elke melder die opzettelijk of grof nalatig onjuiste informatie over ons overtredingen meldt, geniet geen privacybescherming.

      7 Bescherming voor melders die in dienst zijn

Envalior zullen werknemers die vermoedens van wangedrag te goeder trouw melden niet discrimineren, noch zullen we dergelijke discriminatie door iemand in het bedrijf tolereren. Bovendien zullen Envalior voldoen aan de toepasselijke wetten die de bescherming vereisen van elke melder die te goeder trouw een klacht heeft ingediend.

      8 Poliseigenaar en contactgegevens

Dit beleid is eigendom van Compliance.

Als u vragen heeft over dit beleid of de verwerking die erin wordt beschreven, kunt u contact met Compliance@Envalior.com opnemen.