Compliance & privacyverklaring voor werving bij Envalior

1. Wat is recruitment compliance

Recruitment compliance waarborgt dat wij bij Envalior GmbH wettelijke en ethische normen naleven tijdens het wervingsproces.

Compliant zijn houdt in dat wij voldoen aan wet- en regelgeving met betrekking tot eerlijke en non-discriminerende wervingspraktijken. Dit waarborgt dat geen enkele sollicitant of medewerker discriminatie ervaart op basis van nationaliteit, etniciteit, geslacht, leeftijd, religie, taal of eerder salarisbereik tijdens het aanwervingsproces.
Recruitment compliance helpt ons te verzekeren dat we tijdens het volledige wervingsproces geen enkele kandidaat opzettelijk of onopzettelijk beledigen of diens rechten schenden.

2. Privacyverklaring voor recruitment

Bij Envalior (voorheen DSM Engineering Materials en LANXESS High Performance Materials) staat transparantie centraal. Met deze 'privacyverklaring voor recruitment' informeren wij u over hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken wanneer u solliciteert of zoekt naar een functie bij Envalior.com. Deze privacyverklaring is bewust in duidelijke en begrijpelijke taal opgesteld zodat iedereen eenvoudig kan begrijpen welke gegevens wij verzamelen, waarom en hoe wij deze gebruiken en beschermen.

Deze Privacyverklaring voor Recruitment is een aanvulling op onze bestaande Privacyverklaring voor Zakelijke Partners en Bezoekers, die u specifieke informatie geeft over hoe wij persoonsgegevens (en cookies) verwerken die via uw navigatie op de Envalior-website zijn verkregen.

Lees deze verklaring volledig door om ons beleid en uw individuele rechten te begrijpen.

2.1. Wat dekt deze Privacyverklaring voor Recruitment?

Deze Privacyverklaring is van toepassing op iedereen die op zoek is naar of solliciteert naar een functie bij Envalior, inclusief huidige medewerkers die nieuwe loopbaanmogelijkheden onderzoeken, en beschrijft welke gegevens wij verzamelen, waarom deze informatie wordt verzameld, verzameld en verwerkt, evenals hoe deze wordt beschermd.

In deze Privacyverklaring verwijst “Envalior”, “wij”, “ons”, “onze”, “Groep” telkens naar Envalior en niet naar DSM/Firmenich of LANXESS.

2.2. Wat verstaan wij onder persoonsgegevens?

Wanneer wij het hebben over “persoonsgegevens”, bedoelen wij alle informatie die op u als individu betrekking heeft. Met deze gegevens kunnen wij u direct identificeren (bijvoorbeeld uw naam) of indirect door deze informatie te combineren met andere gegevens die wij mogelijk reeds hebben.

2.3. Welke gegevens verzamelen wij van u?

Tijdens uw zoektocht naar een nieuwe functie bij Envalior of nadat u hebt gesolliciteerd, kunnen wij persoonsgegevens over u verzamelen. Dit omvat onder andere de volgende gegevens:

Voornaam en achternaam
Aanhef
E-mailadres
Woonadres
Taal
Postcode
Woonplaats
Telefoonnummer
Geslacht
Geboortedatum
Paspoortgegevens, visa, werkvergunningen
CV en sollicitatiebrief
Diploma’s en/of dienstverbandverklaringen
Functietitel en specialisatie
Achtergrondcontroles (indien van toepassing)
Uw motivatiebrief
Informatie over een eventuele beperking (indien van toepassing)
Gewenst salaris (indien van toepassing)
Bankrekeningnummer en vergelijkbare financiële gegevens
Gegevens uit online- en fysieke assessments (zoals persoonlijkheidstesten, cognitieve vaardigheidstesten)
Gegevens verstrekt door uw referenten (de personen die u opgeeft als contactpersoon)
Manager/Kostenplaats/Afdeling/Vaardigheden/Duur in functie en gegevens toegevoegd aan uw werknemersprofiel
Wij verzamelen persoonsgegevens van u of via externe partners (bijvoorbeeld LinkedIn, vacaturebanken en externe wervingsbureaus), maar uitsluitend voor zover deze relevant zijn voor uw professionele loopbaan, met het oog op het benaderen voor een functie-aanbod of het verifiëren van gegevens die wij tijdens het wervingsproces ontvangen.

2.4. Waarom gebruiken wij uw gegevens?

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor een of meer van de volgende doeleinden:

Voor het beoordelen van uw sollicitatie voor een functie en voor communicatie met u gedurende het wervingsproces.
Om u te informeren over de status van uw sollicitatie en mogelijke toekomstige kansen (tenzij u hebt aangegeven dat wij uw persoonsgegevens niet voor dergelijke doeleinden mogen bewaren).
Voor algemene Human Resources-administratie en -beheer (indien u werkzaam bent of wordt bij Envalior).
Voor het verifiëren van opgegeven arbeidsreferenties, achtergrondcontroles en gerelateerde beoordelingen.
Voor het waarborgen van de gezondheid, veiligheid, beveiliging en de integriteit van dsm-firmenich en haar bezoekers, (IT-)faciliteiten en activa, inclusief arbeidsveiligheid en gezondheid bij een bezoek aan een locatie; en/of;
Om te voldoen aan bedrijfs- en wettelijke vereisten (bijvoorbeeld voor monitoring van diversiteit).

2.5. Updates en lokale wetgeving

Deze Privacyverklaring voor Werving kan van tijd tot tijd worden aangepast om te voldoen aan lokale en internationale wet- en regelgeving. Indien een conflict ontstaat tussen deze Privacyverklaring en lokale wetgeving en/of normen, prevaleert de lokale wet- of regelgeving. Engels is de officiële voertaal van Envalior, maar dit beleid zal binnenkort volledig in lokale talen beschikbaar zijn.

3. Wat zijn arbeidswetten?

Voor Europa voldoet Envalior aan de arbeidswetgeving zoals vastgesteld door derichtlijnen voor wervingscompliance van de Europese Unie. In de Verenigde Staten voldoet Envalior aan twee belangrijkste toezichthoudende instanties die wervingscompliance reguleren, deEqual Employment Opportunity Commission (EEOC) en de Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP).

4. Externe kandidaten

Indien u een externe kandidaat bent en u solliciteert op een vacature op de carrièrepagina van Envalior, wordt uw dGegevens worden verwerkt door onze leverancier van het applicant tracking system (ATS) ‘Workable’ om u in staat te stellen direct sollicitatie-informatie te uploaden, inclusief cv’s, en om in contact te komen met Envalior recruiters en hiring managers. De gegevens zullen tevens worden geanalyseerd, samengevat, weergegeven en verwerkt zodat uw sollicitatie in verschillende fasen van het wervingsproces kan worden afgehandeld.

5. Op welke rechtsgrond?

Voor de hierboven beschreven activiteiten en voor de werving, selectie, evaluatie en benoeming van nieuwe medewerkers en het beheer en de administratie van het wervings- en HR-proces, hanteren wij de volgende rechtsgronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens:

Ons gerechtvaardigd zakelijk belang;
Om een arbeidsovereenkomst met u aan te gaan en te beheren;
Om te voldoen aan wet- en regelgeving (bijvoorbeeld indien de wet vereist dat gelijke kansen en diversiteit worden gemonitord); en/of
Op basis van uw vrije, specifieke en geïnformeerde toestemming.

6. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens zullen toegankelijk zijn voor de volgende groepen:

Envalior medewerkers
Binnen Envalior hebben alleen die medewerkers toegang tot uw persoonsgegevens die dit echt nodig hebben om hun taken en verplichtingen met een gerechtvaardigd zakelijk belang uit te voeren, en uitsluitend voor zover noodzakelijk voor het realiseren van genoemde doeleinden. Envalior kan deze gegevens ook delen binnen haar groepsmaatschappijen, altijd op basis van een ‘need-to-know’ en uitsluitend om de hierboven genoemde doelen te realiseren. Deze medewerkers kunnen vervolgens alleen toegang krijgen tot deze gegevens via het ‘Workable’ ATS nadat zij hiervoor toegang hebben gekregen.
Envalior medewerkers met toegang tot uw persoonsgegevens; Human Resources (Recruitment, Business Partners, Mobility en Compensation and Rewards), Hiring Managers, iInterviewers en beoordelaars.
Toegang door andere derde partijen
Wij kunnen bepaalde persoonsgegevens ook buiten Envalior delen en wanneer wij dit doen, zijn er indien nodig technische en organisatorische maatregelen genomen om te waarborgen dat uw gegevens uitsluitend voor de genoemde doeleinden worden verwerkt en onder vertrouwelijkheidsverplichtingen.
Dergelijke derde partijen zijn bijvoorbeeld:

IT-dienstverleners, zoals beveiliging, hosting, data-analyse, e-mailaflevering, klantrelatiebeheer, identity management en andere diensten;
Relocatiebureaus en wervingsbureaus;
Screeningsdiensten (Hireright en Stirling);
Externe leveranciers, zoals Manpower Staffing, die Envalior ondersteunt met werving en acquisitiebeheer.

Indien u via links op Envalior.com toegang krijgt tot andere websites, dient u er rekening mee te houden dat de privacy- en cookieverklaringen van deze bedrijven gelden, en niet die van ons. Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden.

6.1. Workable (leverancier van het Application Tracking System)

Workable is een externe software as a service (SaaS) technologiebedrijf dat het applicant tracking system levert aan Envalior. Dit is een webgebaseerde softwaretoepassing die het elektronisch verwerken van recruitment- en wervingsbehoeften mogelijk maakt. Dit systeem is toegankelijk voor geautoriseerd Envalior-personeel via Single Sign On via het Intranet. Toegang is niet mogelijk buiten het Envalior IT-netwerk.

6.2. Hoe worden sollicitanten geïnformeerd over de Privacyverklaring en hun rechten?

In overeenstemming met de AVG toont Workable een link naar de Privacyverklaring:

op de carrièrepagina van Envalior
in de ontvangstbevestiging die per e-mail naar kandidaten wordt verzonden wanneer een sollicitatie wordt ontvangen
in de e-mailsignatuur van de e-mail verzonden naar direct benaderde kandidaten (niet-sollicitanten of individuen die nog niet hebben gesolliciteerd)

6.3. Toestemming van sollicitant voor gegevensgebruik

Alle sollicitanten moeten de privacyverklaring lezen en hiermee instemmen door een vakje aan te vinken aan het einde van elke sollicitatie. Indien dit vakje niet is aangevinkt, wordt de sollicitatie geannuleerd en worden gegevens NIET opgeslagen of bewaard. Sollicitaties kunnen niet worden ingediend zonder toestemming.

6.4. Gegevensbewaring

Wij bewaren uw persoonsgegevens uitsluitend gedurende de periode die nodig is om de doeleinden te realiseren waarvoor deze zijn verkregen (en/of om te voldoen aan wettelijke vereisten). Daarna worden uw persoonsgegevens verwijderd, gewist of geanonimiseerd.

Sollicitatiegegevens (zie sectie 2.3) worden automatisch verwijderd na 12 maanden vanaf de datum van sollicitatie. Dit omvat gearchiveerde sollicitaties waarbij kandidaten zijn benaderd voor vergelijkbare of andere geschikte mogelijkheden.

Indien een kandidaat binnen een periode van 6 maanden na de huidige datum contact heeft gehad met een Envalior vertegenwoordiger, hetzij via e-mail, evenementen of andere activiteiten die binnen hun sollicitatie zijn vastgelegd, worden deze uitgesloten van automatische verwijdering. Op elk moment heeft een kandidaat de mogelijkheid om toestemming bij te werken of in te trekken via hun Workable-account. Gegevens worden direct verwijderd.

6.5. Internationale gegevensoverdracht

Envalior beschermt uw rechten en slaat uw persoonsgegevens uitsluitend op en draagt deze over naar landen met passende waarborgen (zoals een erkend juridisch adequaatheidsmechanisme of door het gebruik van standaard contractuele clausules met derde partijen) en waarborgt dat uw gegevens veilig en in overeenstemming met deze Privacyverklaring voor Werving worden behandeld.

6.6. Hoe waarborgen wij de veiligheid van uw gegevens?

Envalior behandelt uw persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorg.We hebben diverse technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of wijziging, onbevoegde openbaarmaking of misbruik. Op deze wijze beveiligen wij onze systemen volgens de geldende beveiligingscontroles uit normen voor informatiebeveiliging. Daarnaast zorgen wij ervoor dat deze maatregelen voldoen aan toepasselijke wetgeving rondom gegevensbescherming en dataveiligheid.

7. WAT ZIJN UW RECHTEN OP HET GEBIED VAN GEGEVENSBESCHERMING? KAN IK MIJN PROFIEL VERWIJDEREN UIT ENVALIOR?

Uw rechten omvatten het recht op inzage, aanpassing of verwijdering van uw persoonsgegevens (tenzij wettelijk verplicht om de gegevens te bewaren). Als u van deze rechten gebruik wilt maken, log dan in op uw account op de Envalior carrièrewebsite of stuur een e-mail naar: Privacy@envalior.com. Hoe specifieker uw verzoek, des te beter kunnen wij u ondersteunen. Of u nu werknemer bent of externe kandidaat, u kunt zich altijd uitschrijven uit het Workable-systeem.

Externe kandidaten kunnen zich afmelden door simpelweg hun profiel te verwijderen in het Envalior “Workable-ATS” selfserviceportaal, of wachten op automatische verwijdering bij meer dan 12 maanden inactiviteit (en door niet te reageren op de herinnering per e-mail).

Envalior Employees kunnen een ticket aanmaken in “Ask Eva” om hun gegevens uit Workable te laten verwijderen. Houd er rekening mee dat als u uw gegevens uit Workable laat verwijderen, u geen toegang meer heeft tot het systeem omdat het systeem u dan niet meer herkent. Bent u bezorgd over de manier waarop Envalior met uw gegevens omgaat, neem dan contact met ons op; wij zullen uw vraag onderzoeken. U heeft bovendien het recht om een klacht in te dienen tegen Envalior bij een toezichthoudende autoriteit.ent voor uw land of regio.

Let op: Medewerkersgegevens zijn uitsluitend beschikbaar binnen het ATS-systeem indien zij hebben gesolliciteerd of een sollicitatie actief is voor een vacature.

8. Uw verantwoordelijkheden

Houd er rekening mee dat u verantwoordelijk bent voor de informatie die u aan Envalior verstrekt. Wij vertrouwen erop dat deze informatie juist, actueel en op geen enkele wijze misleidend is. Wanneer u informatie verstrekt met betrekking tot andere personen, zoals uw referenten, bent u verantwoordelijk voor het verstrekken van deze gegevens en dient u ervoor te zorgen dat uw referent instemt met het verzamelen en verwerken door Envalior, zoals beschreven in deze privacyverklaring.

9. Hoe kunt u contact met ons opnemen over deze privacyverklaring voor werving?

Als u een vraag heeft over het gebruik van uw persoonsgegevens door Envalior of over deze privacyverklaring, nodigen wij u uit om een e-mail te sturen naarPrivacy@envalior.com