Envalior Factureringsvereisten

Envalior streeft ernaar om alle facturen uitsluitend per e-mail (PDF) te ontvangen. Dit is onderdeel van onze voortdurende inspanningen om ons crediteurenproces efficiënter te maken en onze bedrijfsvoering duurzamer vorm te geven. Hieronder vindt u de instructies voor PDF-facturen en onze factureringsvereisten. Wij verzoeken u vriendelijk uw facturatieproces zo spoedig mogelijk aan te passen om betalingsproblemen te voorkomen.

Vereisten voor een gescande elektronische (PDF) factuur:

AP.Invoices@envalior.com is het e-mailadres waarnaar u uw PDF-facturen moet sturen. Raadpleeg hieronder het overzicht van bedrijfscodes en vermeld de bedrijfscode in het onderwerp van de e-mail. Een van onze kerninitiatieven is het verbeteren van de kwaliteit en efficiëntie van de verwerking van leveranciersfacturen. Om dit doel te realiseren, is het essentieel dat u als leverancier voldoet aan de factureringsvereisten van Envalior. Door aan onderstaande factuureisen te voldoen zijn wij in staat betalingen aan leveranciers tijdig te voldoen, volgens de overeengekomen betalingsvoorwaarden:

Bestandsformaat dient uitsluitend PDF of TIF te zijn. Andere formaten worden niet geaccepteerd.
Onderwerp van de e-mail mag maximaal 70 tekens bevatten.
Vermijd bij voorkeur speciale tekens in het onderwerp van de e-mail of in de bestandsnaam van de bijlage.
Eén factuur/document per (PDF of TIF) bestand.
De documenten dienen in staand (portrait) formaat verzonden te worden (geen liggend formaat).
Met een wachtwoord beveiligde documenten worden niet geaccepteerd.
Maximaal 10 bestanden (bijlagen) per e-mail.
Maximale grootte van bijlage: 7MB.
Maximale grootte van e-mail: 25MB.

Aanbevelingen:

Geen beperkingen op data-extractie binnen de bestanden.
Factuur is zwart-wit.

Facturen dienen de volgende informatie te bevatten:

Purchase Order (PO) nummer
Purchase Order (PO) regelnummer
Verzendnummer indien van toepassing
Envalior 'Factuur aan' entiteit adres
Envalior 'Leveradres' adres
BTW-nummer / BTW-ID leverancier
Envalior BTW-nummer / BTW-ID (indien van toepassing voor landen met BTW)
BTW-bedrag en BTW-tarief
Totaal factuurbedrag
Factuurnummer en factuurdatum
Alle pagina's van de factuur
Leverdatum, voor transportfacturen: verzenddatum
Factuur is in één valuta en overeenkomend met de Purchase Order (PO)
Partnummer van het artikel (indien van toepassing)
Beschrijving van het artikel (de omschrijving moet het corresponderende artikel op de Purchase Order (PO) duidelijk identificeren)
Non-PO facturen: contactpersoon bij ENVALIOR en kostenplaats indien bekend

Voor onderstaande gegevens is Purchase Order (PO) informatie leidend:

Vervaldatum factuur en/of afgesproken betalingscondities
Incoterms 2020 (bijv. DDP) aankoopvoorwaarden
Betalingscondities dienen gelijk te zijn aan hetgeen in de Purchase Order (PO) vermeld staat
Hoeveelheid, prijs per eenheid en valuta

Voor onderstaande details wordt informatie uit onze Master Data overwogen. Zorg dat uw gegevens bij wijzigingen worden bijgewerkt in onze masterdata via uw sourcing-contactpersoon bij Envalior:

Naam van uw contactpersoon
Bankrekeninggegevens (IBAN) – Houd er rekening mee dat wij slechts één bankrekening per valuta accepteren! Geef het juiste rekeningnummer door via uw inkoopcontactpersoon.
Leveranciersnaam en -adres, 'Remit-To' adres leverancier
E-mailadres leverancier

Aanvullende opmerkingen voor Purchase Order (PO) facturen:

Elk item op de inDe factuur moet overeenkomen met de items zoals vermeld op de Purchase Order en dient het Purchase Order-itemnummer, de gefactureerde hoeveelheid, een exacte omschrijving van het Purchase Order-item en de individuele itemkosten te bevatten. Bijvoorbeeld: Item #2 op de Purchase Order dient als item #2 gefactureerd te worden en overeenkomstig beschreven te worden.
Meerdere Purchase Orders per factuur zijn niet toegestaan, tenzij anders overeengekomen.

Hoe U betalingsvertragingen kunt voorkomen - Er zijn verschillende factoren die een vertraging in betaling kunnen veroorzaken. Dit kunt u doen om dit te voorkomen:

Vervang uw papieren facturen door PDF-facturen.
Stuur PDF-facturen naar het juiste factuuradres; stuur nooit facturen direct naar uw contactpersoon/aanvrager binnen Envalior.
Zorg ervoor dat u voldoet aan de hierboven beschreven factuureisen.
Vermeld altijd duidelijk het PO-nummer op uw factuur (eerste pagina).
Zorg ervoor dat de factuur dezelfde betalingscondities en Incoterms hanteert als de Purchase Order.
Zorg ervoor dat de overeengekomen betalingscondities correct zijn ingesteld in uw Accounts Receivable-applicatiesysteem. Dit voorkomt onnodige aanmaningen.
Zorg ervoor dat een e-mailadres en contactpersoon worden vermeld die wij kunnen benaderen bij vragen over de factuur.

Aarzel niet om contact met ons op te nemen voor meer informatie.

Bedrijfscodes

2725 Envalior (Emmen) B.V. Nederland

1070 Envalior Japan K.K. Japan

1045 Envalior SpecialtyComp NV België

1040 Envalior B.V. Nederland

1131 Envalior Eng. Mat Inc. VS

1073 Env. Singapore Pte. Ltd. Singapore

1080 Envalior EM (Jiangsu) China factuurrapportage via ap.fssc@envalior.com

9771 Envalior Engineering Materials (Shanghai) Co Ltd. China factuurrapportage via ap.fssc@envalior.com

1085 Envalior India Pvt Ltd India

2616 Envalior LPM (India) P LTD India

1569 Envalior NV België

2576 Envalior GmbH Duitsland

2551 Envalior Deutschland GmbH Duitsland

2625 Envalior Italy S.r.l. Italië lokale leveranciers sturen hun facturen naar de overheid – SDI ID: PR4AG6C

2622 Envalior UK Ltd. Verenigd Koninkrijk

2624 Envalior Performance Materials LLC VS

2623 Envalior Holding Corp. VS

Voor bedrijfscodes en entiteiten die niet in de tabel zijn vermeld, dient u de factureringsinstructies op de Purchase Order zorgvuldig te raadplegen. De informatie op de Purchase Order heeft voorrang.