Reportar uma questão de conformidade​

A Envalior também incentiva terceiros a comunicarem as suas preocupações para que quaisquer questões possam ser abordadas e resolvidas.

Se tiver uma preocupação, pode:

• enviar-nos um email para SpeakUp@envalior.com
• utilizar a nossa plataforma de denúncias anónimas em mais de 50 idiomas em https://envalior.speakup.report/external
• ligar-nos anonimamente em qualquer idioma principal para um dos números de telefone listados abaixo utilizando o código da organização 107451.

Pode aceder à nossa plataforma de denúncias com o seguinte código QR (utilizando a câmara do seu telemóvel):

A Envalior incentiva todos os colaboradores a manifestarem as suas preocupações para que quaisquer questões possam ser abordadas e resolvidas. Defendemos o diálogo aberto e o feedback e encorajamos todos a contactarem e conversarem primeiro com o responsável hierárquico ou com o departamento de Recursos Humanos. Caso necessário, comunique com o superior do seu responsável.

Para situações mais graves em que o diálogo aberto ou a conversa não seja possível, pode utilizar o nosso canal SpeakUp.

Garantimos a proteção da identidade ou anonimato do relator e não toleramos quaisquer medidas retaliatórias contra qualquer colaborador por comunicações realizadas de boa-fé.

Para nos contactar, pode:

• enviar-nos um email para SpeakUp@envalior.com
• usar a nossa plataforma de reporte anónima disponível em mais de 50 idiomas em https://envalior.speakup.report/internal
• ligar-nos anonimamente em todos os principais idiomas através dos números de telefone listados abaixo utilizando o código da organização 107429.

Pode aceder à nossa plataforma de reporte através do seguinte código QR (utilizando a câmara do seu telemóvel):

julho 2023, Versão 1

1. Objetivo desta Política

Muitos fatores contribuem para o sucesso da nossa empresa. Para além do conhecimento e competências dos nossos colaboradores, incluem-se aqui o seu comportamento baseado em valores, responsável e conforme a lei. Enquanto empresa global, temos a responsabilidade mundial pela conduta correta. Assim, a Envalior espera que os seus colaboradores atuem sempre em total conformidade com todas as leis aplicáveis, políticas e procedimentos internos. Além disso, espera-se também que os parceiros de negócio da Envalior cumpram as disposições legais e as normas internacionais no exercício das suas atividades empresariais.

Esta Política é uma parte fundamental para salvaguardar os valores da nossa empresa e permite-nos reagir atempadamente para prevenir potenciais danos à Envalior, aos seus colaboradores, parceiros de negócio e outras partes afetadas, ou para tomar medidas corretivas em caso de infrações. É, por isso, importante para a Envalior disponibilizar um procedimento claro e transparente de apresentação de reclamações.

2. Público-Alvo desta Política

Qualquer pessoa (por exemplo, colaboradores ativos, antigos ou futuros, consultores, fornecedores ou terceiros relacionados de qualquer forma com a Envalior enquanto fornecedores, clientes, etc.) que experiencie uma violação das nossas políticas ou da lei é incentivada a manifestar-se e comunicar as suas preocupações de boa fé.

Qualquer pessoa pode apresentar uma denúncia ou reclamação. Por motivos organizacionais, dispomos de um canal específico para colaboradores Envalior e um canal separado para todas as outras pessoas. Ambos os canais seguem o mesmo processo e são geridos pela mesma equipa da nossa organização de Compliance.

3. Âmbito de Aplicação desta Política

Qualquer potencial má conduta relacionada com a Envalior pode ser comunicada.

São exemplos:

• uma situação que viole o nosso Código de Ética Empresarial ou as nossas Políticas,
• uma infração efetiva ou potencial a leis ou regulamentos,
• uma atividade criminosa (por exemplo, violação de leis da concorrência),
• uma situação que represente uma ameaça ou cause danos graves ao interesse público,
• uma situação que conduza a violações dos direitos humanos ou das liberdades fundamentais,
• discriminação, assédio ou bullying no local de trabalho,
• uma violação relacionada com saúde, segurança ou ambiente,
• retaliação contra qualquer pessoa por relatar em boa fé.

Relatar em boa fé significa apresentar uma denúncia da melhor forma possível, sem intenção de retaliação e não com o objetivo de obter benefício pessoal.

Por favor, não utilize este processo para:

• reportar acontecimentos que representem uma ameaça imediata à vida ou à propriedade. Contacte antes as autoridades locais ou ligue 112 no seu telemóvel.
• reportar qualquer queixa relativa ao seu contrato de trabalho.
• tratar disputas pessoais ou legais.
• apresentar reclamações ou acusações falsas conscientemente.

4. Canais de Comunicação

Na Envalior, promovemos uma cultura de diálogo aberto. Caso seja colaborador da Envalior, sinta-se encorajado a comunicar um incidente suspeito ao seu responsável hierárquico ou ao contacto de RH. Se não se sentir confortável para o fazer, ou não for colaborador da Envalior, pode utilizar um dos seguintes canais (pode consultar detalhes sobre o tratamento de informações pessoais na secção 6):

Email

• SpeakUp@envalior.com

Reunião presencial confidencial

• Solicite uma reunião entrando em contacto com a equipa de Compliance (presencialmente ou por email)

Online (gratuito, submissões por texto ou voz, possibilidade de anonimato):

• Colaboradores Envalior:
  https://envalior.speakup.report/internal
• Todos os outros utilizadores:
  https://envalior.speakup.report/external
• AdditiAs informações de contacto adicionais encontram-se em https://www.envalior.com/en-us/about/website-info/speak-up. Lá também pode encontrar números de telefone locais caso pretenda submeter um caso por telefone.

5. Processo e Procedimento de Reclamação

Um profissional de Compliance irá acusar a receção do seu relatório no prazo de 7 dias após a submissão. Se tiver submetido uma reclamação online de forma anónima, por favor assegure-se de guardar as informações de acesso ao caso para poder receber atualizações. Os relatos anónimos permanecerão sempre anónimos e a Envalior não pode, nem irá, identificar quem os submeteu.

A Envalior empenha-se em investigar o seu relatório de forma diligente e célere. Pode ajudar-nos fornecendo o máximo de detalhes possível sobre o caso. Agradecemos a sua disponibilidade para responder a eventuais perguntas adicionais ao longo deste processo (preservando o anonimato, caso o deseje).

Após a conclusão da investigação, a gestão da Envalior, aconselhada pela equipa de Compliance, decidirá se irá tomar medidas em relação a empresas ou indivíduos que possam ser impactados pelo seu relato. Iremos informar o autor da queixa quanto ao estado da investigação e à nossa resposta no prazo máximo de três meses após a submissão.

Dois anos após o encerramento do caso, removeremos toda a informação pessoal do caso conforme exigido pela legislação aplicável.

6. Confidencialidade e Privacidade dos Dados

Ao selecionar o canal de comunicação, o relator do caso (por exemplo, o colaborador da Envalior) controla o nível de detalhes pessoais partilhados com a Envalior ao apresentar o relatório.

Quando submeter um caso por e-mail ou presencialmente, iremos armazenar informações pessoais sobre o relator (como nome, e-mail ou contacto).

Quando submeter um caso através da nossa plataforma online, o prestador de serviços externo irá armazenar um número de caso e uma palavra-passe selecionada por si. A Envalior não terá acesso à sua palavra-passe nem ao seu endereço IP. Selecionámos um prestador fiável para operar a nossa plataforma externa, reconhecido por diversas empresas mundialmente e especialista na área. O prestador armazena todos os dados na UE e dispõe de medidas técnicas e organizacionais adequadas para proteger a informação fornecida pelo relator.

Consoante o nível de detalhe fornecido pelo relator, poderemos processar dados pessoais (por exemplo, nomes, género, moradas, endereços de e-mail ou números de telefone) de acusados e testemunhas.

Os relatórios recebidos serão processados por especialistas selecionados da nossa organização de Compliance. Esta equipa é composta por juristas qualificados, familiarizados com toda a legislação aplicável. Foram instruídos quanto aos requisitos de confidencialidade e manterão todos os detalhes do caso em confidencialidade, em conformidade com a lei.

A Envalior não pretende recolher ou processar dados pessoais sensíveis (ou seja, informações relativas à origem racial ou étnica, opiniões políticas, crenças religiosas ou filosóficas, filiação sindical, dados genéticos, dados biométricos, dados sobre saúde, sobre vida sexual ou orientação sexual) nem condenações e infrações criminais. Se tais dados forem relevantes e essenciais para o caso (por exemplo, numa investigação a assédio sexual), a Envalior esforça-se por minimizar a recolha e o tratamento destes dados pessoais sensíveis e garantir salvaguardas apropriadas em conformidade com a legislação aplicável.

Caso tenhamos conhecimento da identidade do relator, poderemos (e reservamos o direito de) partilhar essa informação se permitido ou exigido porlei. Cenários nos quais podemos fazê-lo incluem o início de processos criminais, ações judiciais ou outros assuntos administrativos. Salvo proibido pela legislação aplicável, e sempre que possível, informaremos o denunciante antecipadamente sobre o partilhamento dessa informação.

Quando a Envalior processa relatórios recebidos, tratamos informações pessoais de acordo com o Artigo 10 do RGPD (para comportamentos potencialmente criminosos) e os Artigos 9 e/ou 6 do RGPD, respetivamente (para todas as outras ocorrências).

Após a conclusão da investigação, informaremos todos os indivíduos que foram alvo da investigação. Devido à legislação rigorosa de proteção do denunciante, não podemos divulgar detalhes específicos da investigação. Sob reserva das limitações aplicáveis, os indivíduos que foram alvo de uma investigação têm direitos, de acordo com o RGPD e leis de privacidade locais, para solicitar determinadas informações, correção ou eliminação dos seus dados pessoais armazenados pela Envalior durante este processo. Qualquer denunciante que, intencionalmente ou por negligência grave, comunique informações incorretas relativas a infrações não goza de proteção de privacidade.

7. Proteção para Denunciantes Empregados

A Envalior não discrimina colaboradores que reportem suspeitas de conduta indevida de boa-fé, nem toleramos qualquer tipo de discriminação por parte de alguém na empresa. Além disso, a Envalior cumpre as leis aplicáveis que exigem a proteção de qualquer denunciante que apresente uma reclamação de boa-fé.

8. Responsável pela Política e Informações de Contacto

Esta política é da responsabilidade da área de Compliance.

Caso tenha questões relativas a esta política ou aos processos aqui descritos, não hesite em contactar Compliance@Envalior.com.

Julho 2023, Versão 1

1. Finalidade desta Política

Diversos fatores contribuem para o sucesso da nossa empresa. Para além dos conhecimentos e competências dos nossos colaboradores, também o seu comportamento baseado em valores, responsável e conforme com a legislação é fundamental. Como empresa global, assumimos responsabilidades em todo o mundo pelo comportamento correto. A Envalior espera, por isso, que os seus colaboradores atuem sempre em total conformidade com todas as leis aplicáveis e diretrizes e procedimentos internos. Adicionalmente, a Envalior espera também que os seus parceiros de negócio cumpram as disposições legais e normas internacionais relativas à sua atividade comercial.

Esta política é um elemento crucial para a proteção dos nossos valores corporativos e permite-nos reagir preventivamente para evitar danos à Envalior, aos seus colaboradores, parceiros de negócio e outros envolvidos, ou tomar medidas corretivas em caso de infração. Por este motivo, é importante para a Envalior disponibilizar um procedimento de reclamações claro e transparente.

2. Público-alvo desta Política

Qualquer pessoa (por exemplo, colaboradores ativos, antigos ou futuros, consultores, fornecedores ou terceiros relacionados com a Envalior como fornecedores, clientes, etc.) que tome conhecimento de uma infração às nossas políticas ou à lei é incentivada a manifestar-se e comunicar as suas preocupações de boa-fé.

Qualquer pessoa pode apresentar uma comunicação ou reclamação. Por razões organizacionais, dispomos de um canal para colaboradores da Envalior e um canal separado para todos os demais. Ambos os canais seguem o mesmo processo e são geridos pela mesma equipa da nossa organização de Compliance.

3. Âmbito desta Política

Pode ser reportado qualquer comportamento indevido potencialmente relacionado com a Envalior.

Exemplos incluem:

• uma situação que infrinja o nosso Código de Ética Empresarial ou as nossas políticas,
• uma infração real ou potencial a leis ou regulamentos,
• um ato criminoso (por exemplo, infração ao direito da concorrência),
• uma situação que represente uma ameaça ou cause danos graves ao interesse público,
• uma situação que conduza à violação de direitos humanos ou liberdades fundamentais,
• discriminação, assédio ou bullying no local de trabalho,
• infração às normas de saúde, segurança ou ambientais,
• medidas de retaliação contra qualquer pessoa que tenha apresentado uma comunicação de boa-fé.

Comunicar de boa-fé significa apresentar uma denúncia baseada na própria convicção, sem intenção de represália nem visando benefício pessoal.

Por favor, não utilize este processo para:

• reportar situações que representem uma ameaça imediata à vida ou à propriedade. Nesses casos, contacte as autoridades locais ou o 112 no seu telemóvel.
• reportar reclamações relativas ao seu contrato de trabalho.
• perseguir disputas pessoais ou legais.
• fazer declarações ou acusações deliberadamente falsas.

4. Canais de Comunicação

Na Envalior promovemos uma cultura de diálogo aberto. Caso seja colaborador da Envalior, sinta-se encorajado a comunicar um incidente suspeito ao seu responsável direto ou ao seu contacto de RH. Se não se sentir confortável com esta abordagem ou não é funcionárioSe estiverem disponíveis, pode utilizar um dos seguintes canais (detalhes sobre o armazenamento de dados pessoais podem ser encontrados na secção 6):

E-mail

• SpeakUp@envalior.com

Conversa pessoal e confidencial

• Por favor, marque uma reunião com a equipa de Compliance (pessoalmente ou por e-mail)

Online (gratuito, submissão por texto ou voz, submissão anónima possível):

• Colaboradores da Envalior:
  https://envalior.speakup.report/internal
• Todas as outras pessoas:
  https://envalior.speakup.report/external
• Encontrará mais informações de contacto em https://www.envalior.com/en-us/about/website-info/speak-up.html. Lá também encontrará números de telefone locais caso pretenda submeter um caso por chamada telefónica.

5. Procedimento de reclamação e investigação

Um especialista em Compliance confirmará o recebimento da sua notificação no prazo de 7 dias após a submissão. Se submeteu uma reclamação online de forma anónima, por favor garanta que anota os dados de acesso ao seu caso para poder receber atualizações. Submissões anónimas permanecem sempre anónimas e a Envalior não pode nem irá identificar quem as apresentou.

A Envalior compromete-se a investigar a sua notificação com diligência e rapidez. Pode ajudar-nos fornecendo o máximo de detalhes sobre o caso. Agradecemos se puder responder a questões adicionais durante este processo (mantendo o anonimato, caso o deseje).

Após a conclusão da investigação, a gestão da Envalior, com aconselhamento da área de Compliance, decidirá se serão tomadas medidas relativamente às empresas ou indivíduos envolvidos na sua notificação. A pessoa que apresentou a reclamação será informada sobre o progresso da investigação e a nossa resposta, o mais tardar três meses após a submissão.

Dois anos após o fecho do caso, removeremos todos os dados pessoais relacionados com o caso, conforme exigido pela legislação aplicável.

6. Confidencialidade e proteção de dados

O relator do caso (por exemplo, um colaborador da Envalior) detém o controlo sobre o âmbito dos dados pessoais partilhados com a Envalior ao selecionar o canal de comunicação ao fazer a notificação.

Se submeter um caso por e-mail ou pessoalmente, armazenamos dados pessoais do denunciante (por exemplo, nome, endereço de e-mail ou informações de contacto).

Se submeter um caso através da nossa plataforma online, o nosso fornecedor externo armazena um número de caso e uma palavra-passe escolhida por si. A Envalior não tem acesso à sua palavra-passe ou ao seu endereço IP. Para operar a nossa plataforma externa, seleccionámos um fornecedor fiável reconhecido internacionalmente e especialista nesta área. O fornecedor armazena todos os dados na UE e dispõe de medidas técnicas e organizacionais adequadas para proteger as informações fornecidas pelo relator do caso.

Dependendo do detalhe fornecido pelo denunciante, processamos dados pessoais (por exemplo, nomes, género, moradas, endereços de e-mail ou números de telefone) de arguidos e testemunhas.

Notificações recebidas são tratadas por especialistas selecionados da nossa organização de Compliance. Esta equipa é composta por juristas qualificados, familiarizados com todas as leis aplicáveis. Foram informados acerca dos requisitos de confidencialidade em vigor e tratam todose detalhes de casos confidenciais, conforme exigido por lei.

A Envalior não pretende recolher ou processar dados pessoais sensíveis (ou seja, informações sobre a origem étnica ou racial de uma pessoa, opiniões políticas, crenças religiosas ou filosóficas, filiação sindical, dados genéticos, dados biométricos, dados de saúde, dados sobre a vida sexual ou orientação sexual) ou condenações criminais e infrações. Se tais dados forem relevantes e essenciais para um determinado caso (por exemplo, durante uma investigação por assédio sexual), a Envalior esforça-se por minimizar a recolha e o tratamento desses dados pessoais sensíveis e garantir que são adotadas medidas de segurança adequadas, em conformidade com a legislação aplicável.

Caso conheçamos a identidade de um denunciante, temos o direito (e reservamo-nos ao direito) de divulgar essa informação quando permitido ou exigido por lei. Os cenários em que isto pode acontecer incluem a instauração de procedimentos criminais, processos judiciais ou outras questões administrativas. Exceto quando proibido pela legislação aplicável, e sempre que possível, informaremos previamente o denunciante sobre tal divulgação de informações.

Quando a Envalior processa denúncias recebidas, tratamos dados pessoais de acordo com o Artigo 10 do RGPD (para comportamentos potencialmente criminosos) ou Artigo 9 e/ou 6 do RGPD (para todos os outros pedidos).

Após a conclusão da investigação, iremos informar todas as pessoas que foram objeto da mesma. Devido à legislação rigorosa de proteção de denunciantes, não podemos divulgar detalhes específicos da investigação. Sujeito às limitações aplicáveis, as pessoas que foram alvo de uma investigação têm, nos termos do RGPD e das leis locais de proteção de dados, o direito de solicitar determinadas informações, correções ou eliminação dos dados pessoais armazenados pela Envalior durante esse processo. Qualquer denunciante que, deliberadamente ou por negligência grave, reporte informações falsas sobre infrações não usufrui de proteção de privacidade.

7. Proteção dos colaboradores

A Envalior não discrimina colaboradores que reportem conduta imprópria de boa fé e não tolera tal discriminação por parte de ninguém na empresa. Para além disso, a Envalior cumpre a legislação aplicável que exige a proteção de qualquer denunciante que apresente uma reclamação de boa fé.

8. Responsável pela política e informações de contacto

Esta política é da responsabilidade de Compliance.

Se tiver questões relativas a esta política ou ao processamento nela descrito, por favor contacte Compliance@Envalior.com.