Requisitos de Faturação Envalior

A Envalior empenha-se em receber todas as faturas unicamente por e-mail (PDF). Esta iniciativa faz parte do nosso compromisso contínuo para tornar o nosso processo de Contas a Pagar mais eficiente e as nossas operações mais sustentáveis ambientalmente. Abaixo encontrará as instruções para o envio de faturas em PDF, assim como os requisitos obrigatórios. Solicitamos que adapte o seu processo de faturação o mais rapidamente possível para evitar problemas de pagamento.

Requisitos para uma fatura eletrónica digitalizada (PDF):

AP.Invoices@envalior.com é o endereço de e-mail para onde deve enviar as faturas em PDF. Por favor, consulte o overview of company codes abaixo e indique o código da empresa na linha de assunto do e-mail. Uma das nossas principais iniciativas é melhorar a qualidade e eficiência do processamento de faturas de fornecedores. Para atingir este objetivo, é fundamental que, enquanto fornecedor, cumpra os requisitos de faturação da Envalior. Cumprir os requisitos abaixo permitirá que efetuemos os pagamentos aos fornecedores dentro dos prazos acordados:

O formato do ficheiro deve ser apenas PDF ou TIF. Outros formatos não são aceites.
O assunto do e-mail deve ter um máximo de 70 caracteres.
É preferível não utilizar caracteres especiais no assunto do e-mail ou no nome do anexo.
Uma fatura/documento por ficheiro (PDF ou TIF).
Os documentos devem ser enviados em formato retrato (não paisagem).
Documentos protegidos por palavra-passe não são aceites.
Máximo de 10 ficheiros (anexos) por e-mail.
Tamanho máximo do anexo: 7MB.
Tamanho máximo do e-mail: 25MB.

Recomendações:

Sem restrições de extração de dados nos ficheiros.
A fatura deve ser a preto e branco.

As faturas devem incluir as seguintes informações:

Número da Ordem de Compra (Purchase Order, PO)
Linha de item da Ordem de Compra (PO)
Número de envio, se aplicável
Endereço da entidade “Bill to” da Envalior
Endereço “Ship to” da Envalior
Número de contribuinte do fornecedor/VAT ID
Número de IVA Envalior/VAT ID (aplicável para países com IVA)
Valor do IVA e taxa de IVA
Valor total da fatura
Número e data da fatura
Todas as páginas das faturas
Data de entrega; para faturas de transporte: data de envio
A fatura deve estar em moeda única e de acordo com a Ordem de Compra (PO)
Número de peça dos artigos (se aplicável)
Descrição do artigo (A descrição deve identificar claramente o artigo correspondente na Ordem de Compra)
Faturas sem PO: nome de contacto na ENVALIOR e centro de custo, se conhecido

Para os detalhes abaixo, a informação da Ordem de Compra (PO) será prioritária:

Data limite de pagamento da fatura e/ou condições de pagamento
Incoterms 2020 (ex.: DDP) – condições de compra
As condições de pagamento devem ser idênticas às indicadas na Ordem de Compra (PO)
Quantidade, preço por unidade e moeda

Para os detalhes abaixo, será considerada a informação disponível nos nossos Master Data. Para qualquer alteração, por favor garanta que atualiza os seus registos nos nossos master data através do contacto de procurement na Envalior:

Nome da pessoa de contacto
Dados bancários (IBAN) – Tenha em atenção que apenas será aceite um número de conta bancária por moeda! Por favor, forneça a conta bancária correta através do seu contacto de procurement.
Nome e morada do fornecedor, endereço para envio de pagamentos (Supplier Remit‐To Address)
Endereço de e-mail do fornecedor

Notas adicionais para faturas com Ordem de Compra (PO):

Cada item da fatura deve corresponder aos itens descritos na Ordem de Compra e deve incluir o número do item da Ordem de Compra, a quantidade faturada, a descrição exata do item da Ordem de Compra e o custo individual do item. Por exemplo, o Item #2 na Ordem de Compra deve ser infcotado como item nº2 e descrito em conformidade.
Não é permitido incluir múltiplos PO’s por fatura, salvo acordo prévio.

Como pode evitar atrasos nos pagamentos - Existem vários fatores que podem causar atrasos no pagamento. Eis o que pode fazer para prevenir esta situação:

Substitua as suas faturas em papel por faturas em PDF.
Envie faturas PDF para o endereço de faturação correto; nunca envie faturas diretamente ao seu contacto ou solicitante na Envalior.
Assegure-se de cumprir os requisitos da fatura conforme descrito acima.
Declare sempre de forma clara o número de PO na sua fatura (na primeira página).
Certifique-se de que a fatura é emitida com os mesmos termos de pagamento e Incoterms do pedido de compra.
Garanta que os termos de pagamento acordados estão refletidos na sua aplicação de Gestão de Contas a Receber. Desta forma evita cartas de cobrança desnecessárias.
Inclua um endereço de email e uma pessoa de contacto que possamos contactar caso existam questões com a fatura.

Por favor, não hesite em contactar-nos para mais informações.

Códigos da Empresa

2725 Envalior (Emmen) B.V. Países Baixos

1070 Envalior Japan K.K. Japão

1045 Envalior SpecialtyComp NV Bélgica

1040 Envalior B.V. Países Baixos

1131 Envalior Eng. Mat Inc. EUA

1073 Env. Singapore Pte. Ltd. Singapura

1080 Envalior EM (Jiangsu) China envio de fatura via ap.fssc@envalior.com

9771 Envalior Engineering Materials (Shanghai) Co Ltd. China envio de fatura via ap.fssc@envalior.com

1085 Envalior India Pvt Ltd Índia

2616 Envalior LPM (India) P LTD Índia

1569 Envalior NV Bélgica

2576 Envalior GmbH Alemanha

2551 Envalior Deutschland GmbH Alemanha

2625 Envalior Italy S.r.l. Itália fornecedores locais enviarão as suas faturas para o governo – SDI ID: PR4AG6C

2622 Envalior UK Ltd. Reino Unido

2624 Envalior Performance Materials LLC EUA

2623 Envalior Holding Corp. EUA

Para códigos de empresa e entidades não listados na tabela, verifique cuidadosamente as instruções de faturação presentes na ordem de compra. A informação contida na ordem de compra prevalece.