SPEAK UP: REPORT A POTENTIAL COMPLIANCE ISSUE

Juli 2023, Version 1

1      Zweck dieser Richtlinie

Viele Faktoren tragen zum Erfolg unseres Unternehmens bei. Dazu gehört neben den Kenntnissen und Fähigkeiten unserer Mitarbeitenden auch ihr wertebasiertes, verantwortungsbewusstes und gesetzeskonformes Verhalten. Als globales Unternehmen tragen wir weltweit Verantwortung für korrektes Verhalten. Envalior erwartet daher von seinen Mitarbeitenden, dass sie stets in voller Übereinstimmung mit allen geltenden Gesetzen und internen Richtlinien und Verfahren handeln. Darüber hinaus erwartet Envalior auch von seinen Geschäftspartnern, dass sie im Zusammenhang mit ihrer Geschäftstätigkeit gesetzliche Bestimmungen und internationale Standards einhalten.

Diese Richtlinie ist ein wichtiger Bestandteil der Sicherung unserer Unternehmenswerte und ermöglicht es uns, frühzeitig zu reagieren, um möglichen Schaden von Envalior, seinen Mitarbeitenden, Geschäftspartnern und anderen Betroffenen abzuwenden oder bei Verstößen Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Daher ist es für Envalior wichtig, ein klares und transparentes Beschwerdeverfahren bereitzustellen.

2      Zielgruppe dieser Richtlinie

Jede Person (z. B. aktive, ehemalige oder zukünftige Mitarbeitende, Berater, Lieferanten oder Dritte, die in irgendeiner Weise mit Envalior als Lieferanten, Kunden usw. verbunden sind), die einen Verstoß gegen unsere Richtlinien oder das Gesetz erfährt, wird ermutigt, sich zu äußern und ihre Bedenken in gutem Glauben zu melden.

Jede Person kann eine Meldung oder Beschwerde einreichen. Aus organisatorischen Gründen betreiben wir einen Kanal für Envalior-Mitarbeitende und einen separaten Kanal für alle anderen. Beide Kanäle folgen dem gleichen Prozess und werden vom gleichen Team in unserer Compliance-Organisation betrieben.

3      Gegenstand dieser Richtlinie

Jedes mögliche Fehlverhalten, das im Zusammenhang mit Envalior steht, kann gemeldet werden.

Beispiele hierfür sind:

• eine Situation, die gegen unseren Kodex der Geschäftsethik oder unsere Richtlinien verstößt,
• ein tatsächlicher oder potenzieller Verstoß gegen Gesetze oder Vorschriften,
• eine kriminelle Handlung (z.B. ein Verstoß gegen das Kartellrecht),
• eine Situation, die eine Bedrohung darstellt oder dem öffentlichen Interesse ernsthaften Schaden zufügt,
• eine Situation, die zu Verletzungen der Menschenrechte oder Grundfreiheiten führt,
• Diskriminierung, Belästigung oder Mobbing am Arbeitsplatz,
• Verstöße gegen die Gesundheit und Sicherheit oder die Umwelt,
• Vergeltungsmaßnahmen gegen jeden, der sich in gutem Glauben zu Wort gemeldet hat.

Meldung in gutem Glauben bedeutet eine Meldung, die nach bestem Wissen und Gewissen erfolgt, ohne Vergeltungsabsicht und nicht im Streben nach persönlichem Vorteil.

Bitte verwenden Sie diesen Prozess nicht, um:

• Ereignisse zu melden, die eine unmittelbare Bedrohung für Leben oder Eigentum darstellen. Rufen Sie stattdessen die örtlichen Behörden oder die 112 auf Ihrem Handy an.
• Beschwerden zu melden, die Sie möglicherweise in Bezug auf Ihren Arbeitsvertrag haben.
• persönliche oder rechtliche Streitigkeiten zu verfolgen.
• wissentlich falsche Behauptungen oder Anschuldigungen aufstellen.

4      Reporting-Kanäle

Bei Envalior fördern wir eine Kultur des offenen Dialogs. Wenn Sie bei Envalior angestellt sind, fühlen Sie sich bitte ermutigt, einen vermuteten Vorfall Ihrem Vorgesetzten oder Ihrem HR-Ansprechpartner zu melden. Wenn Sie sich dabei nicht wohl fühlen oder kein Mitarbeitender sind, können Sie einen der folgenden Kanäle nutzen (Details zur Speicherung personenbezogener Daten finden sich in Ziffer 6):

5      Beschwerdeverfahren und -verfahren

Ein Compliance-Experte wird den Eingang Ihrer Meldung innerhalb von 7 Tagen nach Einreichung bestätigen. Wenn Sie eine Online-Beschwerde anonym eingereicht haben, stellen Sie bitte sicher, dass Sie Ihre Fallzugangsdaten notieren, um Fallaktualisierungen erhalten zu können. Anonyme Meldungen bleiben immer anonym und Envalior kann und wird nicht reproduzieren, wer sie eingereicht hat.

Envalior bemüht sich, Ihre Meldung gewissenhaft und schnell zu untersuchen. Sie können uns helfen, indem Sie so viele Falldetails wie möglich angeben. Wir würden uns freuen, wenn Sie uns während dieses Prozesses weitere Fragen beantworten (unter Wahrung der Anonymität, wenn Sie dies wünschen).

Nach Abschluss der Untersuchung entscheidet das Envalior-Management, beraten von Compliance, ob Maßnahmen gegen Unternehmen oder Einzelpersonen ergriffen werden, die von Ihrer Meldung betroffen sein könnten. Wir werden die Person, die die Beschwerde eingereicht hat, spätestens drei Monate nach Einreichung über den Stand der Untersuchung und unsere Antwort informieren.

Zwei Jahre nach Abschluss des Falles werden wir alle personenbezogenen Daten aus dem Fall entfernen, wie es das entsprechende Gesetz vorschreibt.

6      Vertraulichkeit und Datenschutz

Der Fallberichterstattende (z. B. der Mitarbeitende von Envalior) hat durch Auswahl des Kommunikationskanals die Kontrolle über den Umfang der personenbezogenen Daten, die bei der Einreichung der Meldung an Envalior weitergegeben werden.

Wenn Sie einen Fall per E-Mail oder persönlich einreichen, speichern wir personenbezogene Daten über den Hinweisgeber (z. B. Name, E-Mail-Adresse oder Kontaktinformationen).

Wenn Sie einen Fall über unsere Online-Plattform einreichen, speichert unser externer Dienstleister eine Fallnummer und ein von Ihnen gewähltes Passwort. Envalior hat keinen Zugriff auf Ihr Passwort oder Ihre IP-Adresse. Für den Betrieb unserer externen Plattform haben wir uns für einen zuverlässigen Anbieter entschieden, dem viele Unternehmen auf der ganzen Welt vertrauen und der ein Experte auf diesem Gebiet ist. Der Anbieter speichert alle Daten in der EU und verfügt über geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um die von einem Fallberichterstattenden bereitgestellten Informationen zu schützen.

Je nach Detaillierungsgrad des Hinweisgebenden verarbeiten wir personenbezogene Daten (z.B. Namen, Geschlecht, Adressen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern) von Beschuldigten und Zeugen.

Eingehende Meldungen werden von ausgewählten Experten unserer Compliance-Organisation bearbeitet. Dieses Team besteht aus qualifizierten Anwälten, die mit allen geltenden Gesetzen vertraut sind. Sie wurden über die geltenden  Vertraulichkeitsanforderungen informiert und behandeln alle Falldetails vertraulich, wie es das Gesetz vorschreibt.

Envalior beabsichtigt nicht, sensible personenbezogene Daten (d. h. Informationen über die rassische oder ethnische Herkunft einer Person, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische Daten, biometrische Daten, Gesundheitsdaten, Daten über das Sexualleben oder die sexuelle Orientierung) oder strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten zu erheben oder zu verarbeiten. Wenn solche Daten für den Fall relevant und wesentlich sind (z. B. während einer Untersuchung wegen sexueller Belästigung), ist Envalior bestrebt, die Erhebung und Verarbeitung solcher sensiblen personenbezogenen Daten zu minimieren und sicherzustellen, dass angemessene Sicherheitsvorkehrungen in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen getroffen werden.

Falls wir die Identität eines Hinweisgebenden kennen, sind wir berechtigt (und behalten uns das Recht vor), diese Informationen weiterzugeben, wenn dies gesetzlich zulässig oder vorgeschrieben ist. Zu den Szenarien, in denen wir dies tun können, gehören die Einleitung von Strafverfahren, Gerichtsverfahren oder anderen Verwaltungsangelegenheiten. Sofern dies nicht durch geltendes Recht verboten ist, und wo immer möglich, werden wir den Meldenden im Voraus über eine solche Informationsweitergabe informieren.

Wenn Envalior eingehende Meldungen verarbeitet, verarbeiten wir personenbezogene Daten gemäß Artikel 10 DSGVO (für potenziell kriminelles Verhalten) bzw. Artikel 9 und/oder 6 DSGVO (für alle anderen Anfragen).

Nach Abschluss der Untersuchung werden wir alle Personen informieren, die Gegenstand der Untersuchung waren. Aufgrund strenger Hinweisgeberschutzgesetze können wir keine konkreten Details der Untersuchung bekannt geben. Vorbehaltlich der geltenden Einschränkungen haben die Personen, die Gegenstand einer Untersuchung waren, gemäß der DSGVO und den lokalen Datenschutzgesetzen das Recht, bestimmte Informationen, Korrekturen oder die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, die von Envalior während dieses Prozesses gespeichert wurden. Jeder Hinweisgebende, der vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen über Verstöße meldet, genießt keinen Schutz der Privatsphäre.

7      Schutz von Mitarbeitenden

Envalior wird weder Mitarbeitende diskriminieren, die mutmaßliches Fehlverhalten in gutem Glauben melden, noch tolerieren wir eine solche Diskriminierung durch jemanden im Unternehmen. Darüber hinaus wird Envalior die geltenden Gesetze einhalten, die den Schutz jedes Hinweisgebenden erfordern, der in gutem Glauben eine Beschwerde eingereicht hat.

8      Richtlinieninhaber und Kontaktinformationen

Diese Richtlinie wird von Compliance verantwortet.

Wenn Sie Fragen zu dieser Richtlinie oder der darin beschriebenen Verarbeitung haben, wenden Sie sich bitte an Compliance@Envalior.com.

Complaint Policy

July 2023, Version 1

1      Purpose of this Policy

Many factors contribute to our company’s success. In addition to our employee’s knowledge and skills, these include their value-based, responsible, lawful behavior. As a global company, we have world-wide responsibility for correct conduct. Envalior, therefore, expects its employees to always act in full compliance with all applicable laws and internal policies and procedures.  Furthermore, Envalior also expects its business partners to comply with legal provisions and international standards in connection with their business activities.

This Policy is an important part of safeguarding our company values and enables us to react at an early stage to prevent potential damage to Envalior, its employees, business partners, and other affected parties or to take corrective measures in the event of violations. It is therefore important for Envalior to provide a clear and transparent complaints procedure.

2      Target Audience of this Policy

Any person (e.g., active, former, or future employees, consultants, suppliers, or third parties related in any way to Envalior as suppliers, clients etc.) who experiences a violation of either our policies or the law is encouraged to speak up and report their concerns in good faith.

Anyone can submit a report or complaint. For organizational reasons, we operate one channel designated for Envalior employees and a separate channel for everybody else. Both channels follow the same process and are operated by the same team in our Compliance organization.

3      Subject Matter of this Policy

Any potential misconduct that is related to Envalior can be reported.

Examples include:

• a situation in violation of our Code of Business Ethics or our Policies,
• an actual or potential violation of laws or regulations,
• a criminal activity (e.g., a violation of antitrust laws),
• a situation presenting a threat or causing serious harm to public interest,
• a situation that leads to violations of human rights or fundamental freedoms,
• discrimination, harassment or bullying at the workplace,
• a violation relating to health and safety or to the environment,
• retaliation against anyone for speaking up in good faith.

Good faith reporting means a submission made to the best of one’s ability, without retaliatory intent and not in pursuit of personal gain.

Please do not use this process to:

• report events presenting an immediate threat to life or property. Call local authorities or 112 on your mobile instead.
• report any grievances you may have in relation to your employment contract.
• pursue personal or legal disputes.
• knowingly make false claims or accusations.

4      Reporting Channels

At Envalior, we promote a culture of open dialogue. If you are an Envalior employee, please feel encouraged to report a suspected incident to your line manager or your HR contact. If you are not comfortable doing so, or if you are not an Envalior employee, you can use one of the following channels (you can find details regarding the processing of personal information in section 6):

5      Complaint Process and Procedure

A Compliance professional will acknowledge receipt of your report within 7 days after submission. If you have submitted an online complaint anonymously, please make sure you note down your case access information to be able to receive case updates. Anonymous reports always remain anonymous and Envalior cannot and will not reproduce who submitted it.

Envalior endeavors to investigate your report diligently and quickly. You can help us by providing as many case details as possible. We would appreciate your willingness to answer any follow-up questions we may have during this process (while preserving anonymity if you so choose).

After completion of the investigation, Envalior management, advised by Compliance, will decide whether to take action against corporations or individuals who may be affected by your report. We will inform the person who submitted the complaint of the status of the investigation and our response no later than three months after submission.

Two years after case closure we will remove all personal information from the case as mandated by the relevant law.

6     Confidentiality and Data Privacy

By selecting the communication channel, the case reporter (e.g., the Envalior employee) is in control of the level of personal details shared with Envalior when filing the report.

When you submit a case by email or in person, we will store personal information about the reporter (such as name, email or contact info).

When you submit a case using our online platform, our external service provider will store a case number and a password selected by you. Envalior will not have access to your password or your IP address. We have selected a reliable provider to operate our external platform who is trusted by many companies around the world and who is an expert in this field. The provider stores all data in the EU and has appropriate technical and organizational measures in place to protect the information provided by a case reporter.

Depending on the level of detail provided by the reporter, we will process personal data (e.g., names, gender, addresses, email addresses or phone numbers) of accused and witnesses.

Incoming reports will be processed by selected experts in our Compliance organization. This team is staffed with qualified lawyers who are familiar with all applicable laws. They have been familiarized with the applicable confidentiality requirements and will maintain all case details confidential as required by law.

Envalior does not intend to collect or process sensitive personal data (i.e., information about an individual’s racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, trade union membership, genetic data, biometric data, data concerning health, data concerning sex life or sexual orientation) or criminal convictions and offences. If any such data is relevant and material to the case (e.g., during a sexual harassment investigation), Envalior strives to minimize any collection and processing of such sensitive personal data and ensure appropriate safeguards are in place in accordance with applicable laws.

In case we know the identity of a reporter, we are allowed (and reserve the right) to share this information if permitted or required by law. Scenarios in which we may do so include the commencement of criminal proceedings, court actions or other administrative matters. Unless prohibited by applicable law, and wherever possible, we will inform the reporter in advance of such information sharing.

When Envalior processes incoming reports, we process personal information according to Article 10 GDPR (for potentially criminal behavior), and Articles 9 and/or 6 GDPR, respectively (for all other inquiries).

Upon conclusion of the investigation, we will inform all individuals who were subject of the investigation. Due to strict reporter protection laws, we cannot disclose specific details of the investigation. Subject to applicable limitations, the individuals who were the subject of an investigation have rights according to GDPR and local privacy laws to request certain information, correction or deletion of their personal data stored by Envalior during this process. Any reporter who intentionally or grossly negligently reports inaccurate information about violations does not enjoy privacy protection.

7      Protection for Reporters Who Are Employed

Envalior will neither discriminate against employees who report suspected misconduct in good faith, nor will we tolerate any such discrimination by someone in the company. Furthermore, Envalior will comply with the applicable laws requiring the protection of any reporter who filed a complaint in good faith.

8      Policy Owner and Contact Information

This policy is owned by Compliance.

For any questions you may have regarding this policy or the processed described by it, feel free to reach out to Compliance@Envalior.com.